Uma organização com várias filiais raramente tem um único ambiente de TI. Muitas vezes existe um contrato central para o grande software de produtividade, mas, além disso, existem orçamentos de compra locais, administradores de TI regionais e filiais que fecham as suas próprias assinaturas. Quem procura o uso de IA dentro dessa estrutura precisa saber quais sinais dizem algo e quais sinais apenas dão a impressão de completude.
O departamento central de TI normalmente fornece uma visão geral de licenças: quais ferramentas foram adquiridas, para quais departamentos e com quais funções ativadas. Essa visão é um ponto de partida, não um ponto final. Mostra o que foi aprovado, não o que é utilizado, e muito menos o que foi adicionado por cada filial além dessa oferta central. Uma razão pela qual a lista de TI não corresponde à realidade é precisamente esta: aprovação e uso são duas questões diferentes, e com várias filiais a distância entre elas aumenta a cada localização adicional.
Dentro de uma organização com várias localizações, há uma série de sinais que se dispersam e que, numa única filial, ainda coincidiriam.
A faturação é um deles. Um pagamento com cartão de crédito para uma assinatura de IA pode aparecer no centro de custos da filial em vez de no orçamento central de TI. Quem olha apenas para o sistema de compras central perde completamente estas despesas.
O tráfego de rede é outro sinal, e não se comporta da mesma forma em todos os lugares. Uma filial com a sua própria ligação à internet gera tráfego que permanece fora dos registos centrais da firewall. O tráfego para domínios conhecidos de IA só é visível se essa filial estiver ligada ao mesmo ponto de monitorização que a sede, e isso não é sempre o caso.
Extensões de navegador e contas isoladas constituem uma terceira categoria. Estas são geralmente instaladas localmente, em equipamento gerido por um colaborador de TI regional ou, por vezes, pelo próprio utilizador. Um parque de equipamentos gerido centralmente com implementação uniforme de software mostra este tipo de instalações; uma filial com gestão própria, pelo contrário, não as mostra, a menos que se pergunte especificamente sobre isso.
Por fim, há a questão de quem tem acesso a quê. Uma ferramenta adquirida centralmente para um departamento pode, através de credenciais partilhadas, chegar também a outras filiais, sem que isso fique registado em lugar algum. A gestão de acessos por filial, quando existe, dá aqui uma indicação, mas não uma certeza.
Nenhuma destas fontes é completa por si só. Os dados de faturação mostram despesas, não uso. Os registos de rede mostram tráfego, não intenção ou contexto. A gestão de acessos mostra quem pode iniciar sessão, não quem o faz de facto e para quê. Numa única filial ainda é possível cruzar estas fontes; com várias filiais surge o risco de cada localização ter uma parte da imagem e ninguém ter o todo.
A isto acrescenta-se a fonte humana: inquirir colaboradores e gestores locais. Esse sinal é frequentemente o mais rico, porque não mostra apenas o que é utilizado, mas também para quê e com que frequência. É, ao mesmo tempo, o sinal mais vulnerável, pois só funciona se as pessoas se atreverem a responder. A forma como isso é abordado está descrita em como perguntar sem que isso resulte em consequências.
Os sinais são úteis, mas sem um registo consistente permanecem observações isoladas. Para cada aplicação encontrada, é útil registar, no mínimo: qual filial ou departamento utiliza a ferramenta, quem a gere ou adquiriu, que tipo de dados nela é introduzido, e se a aplicação toma decisões de forma autónoma ou apenas presta apoio. Esta classificação está desenvolvida em o que registar por aplicação, e a construção do panorama completo, do primeiro sinal ao inventário coerente, está descrita em como construir um inventário de IA.
Com várias filiais, a distinção entre fornecedor e utilizador de uma aplicação de IA é ainda mais relevante, porque uma filial pode, por vezes, adicionar ela própria uma funcionalidade de IA a um produto ou serviço, assumindo assim um papel diferente do da filial que apenas utiliza uma ferramenta pronta a usar. Qual é essa distinção está explicado em é fornecedor ou utilizador, e quando esse papel pode mudar, por exemplo devido a adaptações que uma filial introduz por conta própria, pode ler em quando o seu papel muda.
O objetivo deste levantamento não é a completude de uma só vez, mas um ponto de partida que pode ser repetido. As filiais mudam, as assinaturas são renovadas ou terminadas, e novas ferramentas surgem mais rapidamente do que uma auditoria anual consegue acompanhar. Um panorama que combina os principais sinais e que é repetível por filial oferece mais apoio do que um retrato pontual único.
Uma vez visível quais aplicações de IA são utilizadas dentro da organização, surge naturalmente outra pergunta: o que essas aplicações fazem exatamente com o próprio trabalho. O scan de trabalho da FTE TO AI calcula, por tarefa, qual parte do trabalho pode ser assumida pela IA, complementando assim o panorama que o Responsible AI Scan proporciona.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
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