Na jedné pobočce se ještě dá chodit po kancelářích a vést rozhovor. U více poboček, s různými vedoucími a různou kulturou toho, co se hlásí a co ne, to už nefunguje. Pak musíte najít způsob, jak stejnou otázku položit stejným způsobem všude, a právě tady to obvykle nejvíc drhne: otázka je položena jako kontrola, a pak nepřijde použitelná odpověď.
Zeptáte-li se "používáte AI nástroje, které nejsou schváleny", žádáte tím vlastně někoho, aby přiznal, že porušuje pravidla. Odpověď, kterou pak dostanete, je téměř vždy ne, i když to tak není. Ne proto, že by lidé lhali pro lhaní, ale protože otázka je formulována tak, že upřímná odpověď se stává přiznáním. To platí pro zaměstnance, který používá chatbota k tvorbě e-mailů, a platí to o to víc pro vedoucího pobočky, který zakoupil nástroj mimo IT oddělení, protože to bylo rychlejší než podávat žádost.
Otázka, která funguje, se netýká souhlasu, ale používání: jakou práci vykonáváte a co vám při ní pomáhá. Ne otázka na přestupek, ale otázka na praxi. To nezmění jen tón, ale i to, co si lidé dovolí nahlásit.
Použitelný přehled nevzniká z dojmů, ale z omezené a jasně definované sady údajů, sbíraných konzistentně:
Těchto pět bodů zformulujete do pevného seznamu otázek, který je stejný všude, aby pobočka A a pobočka B poskytovaly srovnatelné údaje. Co přesně u každé aplikace zaznamenat a proč, je rozpracováno na stránce o tom, co je třeba zaznamenat u každé aplikace.
Otázka zaměstnancům je jeden zdroj, nikoliv jediný. Faktury a přehledy licencí často ukazují, jaké předplatné AI nástrojů někde běží, i bez toho, aby to kdokoliv nahlásil; co údaje o nákupech a licencích odhalí u organizace s více pobočkami, je to, že každá pobočka má svůj vlastní vzorec nákupů, a odchylky v něm často vyniknou dříve než při rozhovoru. Kromě toho poskytují IT signály, které jsou použitelné u organizace s více pobočkami druhou linii: síťový provoz směřující ke známým AI službám, nová rozšíření prohlížeče, žádosti o přístup k API. Žádný z těchto zdrojů není sám o sobě úplný. Společně dávají obraz, který je spolehlivější než to, co může poskytnout jediný kanál, a díky tomu je také snazší nezatěžovat zaměstnance jako jediné kontrolní místo.
Bez jasné dohody, že nahlášení nevede k sankci, zůstane stínové AI stínovým. To neznamená, že nikdy nejsou žádné důsledky — pokud se ukáže, že aplikace představuje riziko, musí se s tím něco udělat — ale že samotné nahlášení nikdy není počátkem problému. Toto oddělení mezi nahlášením a posouzením musíte sdělit předem, ne vysvětlovat zpětně. Jak takový přehled budovat krok za krokem, včetně pořadí otázek a zdrojů, je popsáno na stránce o vytváření přehledu AI aplikací.
Jakmile je aplikace zaznamenána, další otázka nezní "je to dovoleno", ale "co to je". Je organizace v tomto případě uživatelem externího systému, nebo v určitých případech i sama poskytovatelem — například proto, že tým vytrénoval vlastní model nebo zásadně upravil existující systém. Toto rozlišení určuje, jaké povinnosti platí a kdo za ně odpovídá; je rozpracováno na stránce, která rozlišuje role poskytovatele a uživatele. I v rámci role uživatele se může postavení změnit — úprava, nové využití existujících dat — o čemž se dočtete na stránce o okamžiku, kdy se vaše role mění. Obě otázky patří k klasifikaci, ne k prvnímu rozhovoru se zaměstnanci. Nejprve přehled, pak zařazení.
Přehled toho, co se používá, vám ještě neřekne, kolik práce s tím souvisí ani co se změní, pokud aplikace zanikne nebo se naopak rozšíří. Pro tuto otázku — jaká část práce v rámci úkolu je převzata AI a jaká ne — je určen pracovní scan od FTE TO AI. Ten pro každý úkol vypočítá, jak vypadá rozdělení mezi člověkem a AI, na základě úkolů tak, jak se vykonávají nyní, ne na základě předběžného odhadu.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.