Organizace s více pobočkami má jen zřídka jeden nákupní proces, jedno IT oddělení a jeden způsob práce. Každá pobočka si vyvinula vlastní zvyklosti, zvolila vlastní dodavatele a přijala vlastní nástroje, které se lokálně ukázaly jako praktické. Centrální seznam IT zaznamenává to, co bylo licencováno přes centrální nákupní proces. Co si pobočka sama zajistila, ať kreditní kartou nebo lokální smlouvou, v něm většinou chybí.
Toto nemusí být nutně známkou špatné správy. Je to důsledek toho, jak organizace s více lokalitami funguje: centrální řízení a lokální autonomie existují vedle sebe a nástroje s AI jsou dostatečně dostupné, aby se dostaly do používání mimo centrální linii. Rozšíření prohlížeče, bezplatný účet, nástroj zahrnutý v týmovém předplatném — nic z toho neprochází přes oddělení, které vede seznam IT.
Míra, do jaké se seznam IT liší od praxe, závisí na několika faktorech, které se liší podle pobočky: jak důsledně se skutečně vymáhá centrální nákupní politika, jakou volnost mají týmy při výběru vlastního softwaru, a jak dlouho je pobočka již součástí organizace. Nedávno akvírovaná pobočka má často zcela odlišnou sadu nástrojů než ústředí, a tato sada nástrojů automaticky nezmizí při fúzi.
Svou roli hraje i povaha práce. Pobočka s velkým kontaktem s klienty používá jiné podpůrné nástroje než pobočka, která se věnuje především výrobě nebo logistice. Obecné asistenty s AI se objevují všude, ale specializované nástroje — pro text, pro analýzu dat, pro plánování — se výrazně liší podle funkce i podle lokality.
Inventura, která tomuto rozptylu skutečně odpovídá, kombinuje více zdrojů, protože žádný zdroj sám o sobě není úplný. Které signály z IT jsou využitelné u organizace s více pobočkami ukazuje, jaké technické stopy — síťový provoz, protokoly single sign-on, správa zařízení — u každé pobočky vypovídají něco jiného, a proto je třeba je zjišťovat samostatně, nikoli centrálně předpokládat.
Druhým zdrojem jsou nákupní a licenční údaje, a i ty se liší podle pobočky: některé pobočky účtují software přes centrální smlouvy, jiné přes lokální nákladová střediska, která se nikdy nedostanou do centrální evidence. Co odhalují nákupní a licenční údaje u organizace popisuje, jak tyto údaje, přestože jsou neúplné, přesto poskytují strukturu.
Třetím zdrojem je samotný zaměstnanec, a tento zdroj je u více poboček zvlášť důležitý, protože lokální zvyklosti lze často odhalit jen tím, že se zeptáte. To ale funguje jen tehdy, pokud v otázce nezní hrozba postihu — lidé, kteří se bojí důsledků, nezmíní nástroj, který používají, aby pracovali rychleji. Jak se na to zeptat zaměstnanců bez hrozby postihu u organizace se věnuje tomu, jak otázku formulovat tak, aby na ni přišla upřímná odpověď.
Responsible AI Scan zaznamenává pro každou nalezenou aplikaci omezenou sadu údajů: o jaký nástroj či službu se jedná, na jaké pobočce či oddělení se používá, kdo aplikaci správuje nebo pořídil, a jakou roli v tom organizace zaujímá. Tato poslední otázka není triviální: stejná organizace může být u jedné aplikace uživatelem a u jiné, vlastní vyvinuté nebo výrazně upravené aplikace, se dostat do role poskytovatele. Jste poskytovatel nebo uživatel vysvětluje, proč se tato role určuje pro každou aplikaci samostatně a proč se to může u jednotlivých poboček lišit.
Co se nezaznamenává, je hodnocení pobočky nebo zaměstnance, který nástroj používá. Cílem inventarizace je úplný obraz, nikoli seznam odchylek přiřazených konkrétní osobě. Bez tohoto oddělení nevznikne úplný obraz, protože nikdo nebude spolupracovat na inventarizaci, která může být použita proti němu.
Inventura u více poboček není nikdy definitivní. Pobočky se mění, nástroje se nahrazují, a role, která je dnes „uživatel“, se zítra může stát „poskytovatelem“, jakmile je nástroj interně upraven nebo dále vyvinut. Kdy se vaše role změní popisuje, jaké změny jsou důvodem k opětovnému posouzení klasifikace. Jak vybudovat inventuru AI popisuje výstavbu jako celek: od prvního průzkumu po jednotlivých pobočkách až po strukturu, která s organizací roste, místo aby se každý rok začínalo znovu.
Jakmile je jasné, jaké aplikace AI se u jednotlivých poboček skutečně používají, vzniká navazující otázka, která přesahuje rámec governance: co tyto nástroje znamenají pro úkoly, které lidé denně vykonávají? Pracovní skener FTE TO AI vypočítá pro každý úkol, jaká část práce je vhodná k převzetí umělou inteligencí, a poskytuje tak doplňkový obraz vedle inventury: nejen co je v provozu, ale i co to znamená pro uspořádání práce samotné.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.