Bei einem Standort können Sie noch herumgehen und das Gespräch suchen. Bei mehreren Standorten, mit unterschiedlichen Führungskräften und unterschiedlichen Kulturen rund um das, was gemeldet wird und was nicht, funktioniert das nicht mehr. Dann müssen Sie einen Weg finden, um überall dieselbe Frage auf dieselbe Weise zu stellen, und genau dort geht es meistens schief: Die Frage wird als Kontrolle gestellt, und dann kommt keine brauchbare Antwort.
Wenn Sie fragen „nutzen Sie KI-Tools, die nicht genehmigt sind", bitten Sie jemanden zuzugeben, dass er gegen die Regeln verstößt. Die Antwort, die Sie dann bekommen, ist fast immer nein, auch wenn es nicht wahr ist. Nicht weil Menschen lügen, um zu lügen, sondern weil die Frage so formuliert ist, dass eine ehrliche Antwort zu einem Geständnis wird. Das gilt für den Mitarbeiter, der einen Chatbot nutzt, um E-Mails zu entwerfen, und es gilt noch stärker für den Standortleiter, der ein Tool außerhalb der IT beschafft hat, weil es schneller ging als einen Antrag zu stellen.
Die Frage, die funktioniert, handelt nicht von Erlaubnis, sondern von Nutzung: Welche Arbeit erledigen Sie, und was hilft Ihnen dabei. Keine Frage nach einem Verstoß, eine Frage nach der Praxis. Das ändert nicht nur den Ton, es ändert auch, was Menschen sich zu melden trauen.
Ein brauchbarer Überblick besteht nicht aus Eindrücken, sondern aus einem begrenzten Satz von Angaben, konsistent erfasst:
Diese fünf Punkte formen Sie zu einem festen Fragebogen, der überall gleich ist, sodass Standort A und Standort B vergleichbare Daten liefern. Was Sie genau pro Anwendung festhalten sollten und warum, ist ausgeführt auf der Seite darüber, was Sie pro Anwendung festhalten müssen.
Die Frage an Mitarbeiter ist eine Quelle, nicht die einzige. Rechnungen und Lizenzübersichten zeigen oft, welche KI-Abonnements irgendwo laufen, auch ohne dass jemand es meldet; was Einkaufs- und Lizenzdaten bei einer Organisation verraten mit mehreren Standorten ist, dass jeder Standort sein eigenes Einkaufsmuster hat, und dass Abweichungen darin oft eher auffallen als bei einem Gespräch. Daneben liefern IT-Signale, die bei einer Organisation mit mehreren Standorten brauchbar sind eine zweite Linie: Netzwerkverkehr zu bekannten KI-Diensten, neue Browsererweiterungen, Anfragen für API-Zugang. Keine dieser Quellen ist für sich allein vollständig. Zusammen ergeben sie ein Bild, das zuverlässiger ist als das, was ein einzelner Kanal liefern kann, und das erleichtert es auch, den Mitarbeiter nicht als einzigen Kontrollpunkt zu belasten.
Ohne eine klare Vereinbarung, dass Melden nicht zu einer Sanktion führt, bleibt Schatten-KI Schatten. Das bedeutet nicht, dass es niemals Konsequenzen gibt — wenn sich eine Anwendung als Risiko herausstellt, muss damit etwas geschehen — sondern dass das Melden selbst niemals der Ausgangspunkt eines Problems ist. Diese Trennung zwischen Melden und Beurteilen müssen Sie vorab kommunizieren, nicht nachträglich erklären. Wie Sie diese Bestandsaufnahme Schritt für Schritt aufbauen, einschließlich der Reihenfolge von Fragen und Quellen, ist beschrieben auf der Seite über den Aufbau eines KI-Inventars.
Sobald eine Anwendung erfasst ist, lautet die nächste Frage nicht „darf das", sondern „was ist das". Ist die Organisation hier Nutzer eines externen Systems, oder in bestimmten Fällen selbst Anbieter — zum Beispiel weil ein Team ein eigenes Modell trainiert oder ein bestehendes System grundlegend angepasst hat. Diese Unterscheidung bestimmt, welche Verpflichtungen gelten und wer dafür verantwortlich ist; sie ist ausgeführt auf der Seite, die Anbieter- und Nutzerrollen unterscheidet. Auch innerhalb der Rolle des Nutzers kann sich die Position ändern — eine Anpassung, eine neue Anwendung bestehender Daten — was nachzulesen ist auf der Seite über den Zeitpunkt, an dem sich Ihre Rolle ändert. Beide Fragen gehören zur Klassifizierung, nicht zum ersten Gespräch mit Mitarbeitern. Erst der Überblick, dann die Einordnung.
Ein Inventar dessen, was genutzt wird, sagt Ihnen noch nicht, wie viel Arbeit damit zusammenhängt oder was sich ändert, wenn eine Anwendung wegfällt oder gerade erweitert wird. Für diese Frage — welcher Teil der Arbeit in einer Aufgabe von KI übernommen wird, und welcher Teil nicht — ist der Werkscan von FTE TO AI gedacht. Dieser berechnet pro Aufgabe, wie die Verteilung zwischen Mensch und KI aussieht, auf Basis der Aufgaben, wie sie derzeit ausgeführt werden, nicht auf Basis einer vorab getroffenen Schätzung.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
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