U organizace s jednou lokalitou a jedním nákupním oddělením je situace obvykle ještě přehledná. U více poboček se to změní. Každá pobočka má zpravidla svůj vlastní rozpočet, svého vedoucího, který podepisuje předplatná, a často i vlastní vztah s místními dodavateli. To dělá z nákupních a licenčních dat jeden z mála zdrojů, který ukáže něco z toho, co centrální seznam IT oddělení nezachytil.
IT oddělení zaznamenává to, co bylo vyžádáno a schváleno prostřednictvím jeho vlastních kanálů. Vedoucí pobočky, který má firemní kartu a považuje nástroj za potřebný, tímto procesem projít nemusí. Předplatné se uzavře, faktura dorazí na místní administrativu nebo do centrálního oddělení závazků na ústředí, a nikdo tento výdaj nespojí zpět s centrálním přehledem systémů. Právě proto je tento zdroj cenný: zaznamenává výdaje, ne schválení. Co je v něm uvedeno, je to, co bylo skutečně pořízeno, bez ohledu na to, zda to probíhalo stanoveným postupem.
Užitečný přehled začíná s několika poli na řádek:
Tato pole společně neposkytují úplný obraz toho, co nástroj dělá. Poskytují ale seznam jmen k dalšímu prozkoumání.
U více poboček obvykle existuje více zdrojů najednou:
Kombinace těchto zdrojů přináší překryvy a rozpory: stejný dodavatel s různými formami smlouvy podle pobočky, nebo předplatné placené na dvou místech, aniž by si to kdo všiml. To není chyba v metodě; to je to, co se stane, když je nákup organizován decentralizovaně. Které další zdroje ve vaší organizaci poskytují podobné signály, je popsáno u signálů IT, které jsou využitelné u více poboček.
Řádek v knize závazků říká, že bylo zaplaceno. Neříká, kdo nástroj používá, k čemu, s jakými údaji, ani zda je nástroj ještě aktivní. Předplatné uzavřené před třemi lety může být již nepoužívané, nebo se naopak stalo pevnou součástí procesu, aniž by to bylo kdy zaznamenáno. Nákupní data poskytují výchozí bod: jméno, pobočku, částku. Rozhovor se žadatelem nebo s útvarem poskytne zbytek. Bez tohoto rozhovoru zůstává seznam pouze seznamem dohadů.
Nákupní data ukazující na využití AI se týkají více než jen techniky. Nástroj, který generuje text, klasifikuje data nebo podporuje rozhodování, může spadat pod roli s povinnostmi — jako poskytovatel, jako uživatel, nebo někdy obojí najednou, v závislosti na tom, jak byl nástroj nasazen a upraven. Jaká role se uplatňuje a kdy se změní, je vysvětleno na stránce o otázce, zda jste poskytovatelem nebo uživatelem a na stránce o okamžiku, kdy se vaše role změní. Nákupní údaje vám neříkají, jaká role se uplatňuje, ale říkají vám, kde máte začít pokládat otázky.
Seznam jmen dodavatelů a poboček je výchozí bod, ne inventura. Dalším krokem je uspořádání těchto signálů podle použití, úrovně rizika a odpovědného útvaru — proces, který je popsán krok za krokem na stránce o budování inventury AI, včetně toho, co je třeba u každého použití zaznamenat. Kdo tuto cestu absolvuje, často zjistí, že obraz, který centrálně vede IT oddělení, pokrývá jen část skutečnosti — nesoulad, který je podrobněji popsán na stránce o tom, proč tento centrální seznam neodpovídá skutečnosti.
Přehled toho, jaké nástroje existují, si samozřejmě vyžádá navazující otázku: co tyto nástroje ve skutečnosti dělají s prací, kterou lidé nyní ještě vykonávají sami. Kdo chce tuto otázku zodpovědět na úrovni jednotlivých úkolů, najde u pracovní analýzy FTE TO AI způsob, jak si pro každý úkol propočítat, jakou jeho část je možné převést na AI, bez ohledu na to, jaký nástroj se k tomu používá nebo kdo jej pořídil.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.