Numa única unidade, ainda é possível andar por aí e ter a conversa. Em várias unidades, com diferentes chefias e diferentes culturas em relação ao que se reporta e ao que não se reporta, isso já não funciona. Nesse caso, é preciso encontrar uma forma de colocar a mesma pergunta em todo o lado, da mesma maneira, e é precisamente aí que costuma correr mal: a pergunta é feita como controlo, e então não se obtém uma resposta útil.
Se perguntar "utiliza ferramentas de IA que não foram aprovadas", está a pedir a alguém que admita estar a infringir as regras. A resposta que obtém é quase sempre não, mesmo quando não é verdade. Não porque as pessoas mintam por mentir, mas porque a pergunta está formulada de tal forma que uma resposta honesta se torna uma confissão. Isto aplica-se ao colaborador que usa um chatbot para redigir e-mails, e aplica-se ainda mais à gerente de uma unidade que adquiriu uma ferramenta à margem do departamento de TI, porque era mais rápido do que apresentar um pedido.
A pergunta que funciona não é sobre autorização, mas sobre utilização: que trabalho realiza, e o que o ajuda nisso. Não uma pergunta sobre infração, mas uma pergunta sobre prática. Isso não muda apenas o tom, muda também o que as pessoas se atrevem a reportar.
Um levantamento útil não é feito de impressões, mas de um conjunto limitado de dados, recolhidos de forma consistente:
Estes cinco pontos formam um questionário fixo, igual em todo o lado, para que a unidade A e a unidade B produzam dados comparáveis. O que exatamente deve registar por cada aplicação e porquê está detalhado na página sobre o que deve registar por cada aplicação.
A pergunta aos colaboradores é uma fonte, não a única. As faturas e os resumos de licenças mostram frequentemente que subscrições de IA existem em algum lugar, mesmo sem que ninguém as reporte; o que os dados de compras e licenças revelam numa organização com várias unidades é que cada unidade tem o seu próprio padrão de compras, e que as anomalias aí costumam ser mais visíveis do que numa conversa. Além disso, os sinais de TI úteis numa organização com várias unidades dão uma segunda linha: tráfego de rede para serviços de IA conhecidos, novas extensões de navegador, pedidos de acesso a API. Nenhuma destas fontes é completa por si só. Juntas, dão uma imagem mais fiável do que aquela que um único canal conseguiria produzir, e isso também torna mais fácil não sobrecarregar o colaborador como único ponto de controlo.
Sem um acordo claro de que reportar não conduz a uma sanção, a IA sombra permanece na sombra. Isto não significa que nunca haja consequências — se uma aplicação se revelar um risco, é preciso fazer algo a esse respeito — mas sim que o próprio ato de reportar nunca é o ponto de partida de um problema. Essa separação entre reportar e avaliar deve ser comunicada antecipadamente, não explicada depois. Como se constrói esse levantamento passo a passo, incluindo a ordem das perguntas e das fontes, está descrito na página sobre a construção de um inventário de IA.
Assim que uma aplicação é identificada, a pergunta seguinte não é "isto é permitido" mas "o que é isto". A organização é aqui utilizadora de um sistema externo, ou, em certos casos, é ela própria fornecedora — por exemplo, porque uma equipa treinou o seu próprio modelo ou alterou significativamente um sistema existente. Essa distinção determina que obrigações se aplicam e quem é responsável por elas; está detalhada na página que distingue os papéis de fornecedor e de utilizador. Também dentro do papel de utilizador a posição pode mudar — uma alteração, uma nova aplicação de dados existentes — o que pode ser lido na página sobre o momento em que o seu papel muda. Ambas as perguntas pertencem à classificação, não à primeira conversa com os colaboradores. Primeiro o levantamento, depois a classificação.
Um inventário do que é utilizado ainda não diz quanto trabalho está associado a isso ou o que muda se uma aplicação deixar de existir ou, pelo contrário, for expandida. Para essa questão — que parte do trabalho numa tarefa é assumida pela IA, e que parte não é — destina-se o scan de trabalho da FTE TO AI. Este calcula, por tarefa, como se apresenta a divisão entre pessoa e IA, com base nas tarefas como são atualmente executadas, não com base numa estimativa prévia.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
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