Een organisatie met meerdere vestigingen heeft zelden één IT-omgeving. Er is vaak een centraal contract voor de grote productiviteitssoftware, maar daarnaast bestaan er lokale inkoopbudgetten, regionale IT-beheerders en vestigingen die hun eigen abonnementen afsluiten. Wie op zoek is naar AI-gebruik binnen zo'n structuur, moet weten welke signalen iets zeggen en welke signalen alleen de indruk van volledigheid geven.
De centrale IT-afdeling levert doorgaans een licentieoverzicht: welke tools zijn ingekocht, voor welke afdelingen en met welke functies aangezet. Dat overzicht is een startpunt, geen eindpunt. Het toont wat is goedgekeurd, niet wat wordt gebruikt, en al helemaal niet wat per vestiging naast dat centrale aanbod is bijgekomen. Een reden waarom de it-lijst niet klopt is precies dit: goedkeuring en gebruik zijn twee verschillende vragen, en bij meerdere vestigingen groeit de afstand daartussen mee met elke extra locatie.
Binnen een organisatie met meerdere locaties lopen een aantal signalen uiteen die bij één vestiging nog samenvallen.
Facturatie is er een. Een creditcardbetaling voor een AI-abonnement kan op de kostenplaats van de vestiging staan in plaats van op de centrale IT-begroting. Wie alleen naar het centrale inkoopsysteem kijkt, mist deze uitgaven volledig.
Netwerkverkeer is een ander signaal, en het gedraagt zich niet overal hetzelfde. Een vestiging met een eigen internetaansluiting genereert verkeer dat buiten de centrale firewall-logs blijft. Verkeer naar bekende AI-domeinen is dan alleen zichtbaar als die vestiging is aangesloten op hetzelfde monitoringpunt als het hoofdkantoor, en dat is niet altijd het geval.
Browserextensies en losse accounts vormen een derde categorie. Deze worden doorgaans lokaal geïnstalleerd, op apparatuur die beheerd wordt door een regionale IT-medewerker of soms door de gebruiker zelf. Een centraal beheerd apparatenpark met uniforme software-uitrol laat dit soort installaties zien; een vestiging met eigen beheer laat het juist niet zien, tenzij daar specifiek naar gevraagd wordt.
Tot slot is er de vraag wie waar toegang toe heeft. Een tool die centraal is ingekocht voor één afdeling kan via gedeelde inloggegevens ook bij andere vestigingen terechtkomen, zonder dat dit ergens is vastgelegd. Toegangsbeheer per vestiging, voor zover dat bestaat, geeft hier een indicatie, maar geen zekerheid.
Geen van deze bronnen is op zichzelf compleet. Facturatiegegevens tonen uitgaven, geen gebruik. Netwerklogs tonen verkeer, geen intentie of context. Toegangsbeheer toont wie kan inloggen, niet wie dat daadwerkelijk doet en waarvoor. Bij één vestiging is het nog te overzien om deze bronnen naast elkaar te leggen; bij meerdere vestigingen ontstaat het risico dat elke locatie een deel van het beeld heeft en niemand het geheel.
Daar komt de menselijke bron bij: navraag bij medewerkers en lokale managers. Dat signaal is vaak het rijkst, omdat het niet alleen laat zien wát wordt gebruikt maar ook waarvoor en hoe vaak. Het is tegelijk het meest kwetsbare signaal, want het werkt alleen als mensen durven te antwoorden. Hoe dat aangepakt wordt, staat beschreven in hoe u het vraagt zonder dat er een afrekening op volgt.
De signalen zijn nuttig, maar zonder vaste vastlegging blijven ze losse waarnemingen. Voor elke gevonden toepassing is het zinvol om op zijn minst te noteren: welke vestiging of afdeling de tool gebruikt, wie de toepassing beheert of heeft aangeschaft, welk type gegevens erin wordt ingevoerd, en of de toepassing zelfstandig beslissingen neemt of alleen ondersteunt. Deze indeling is verder uitgewerkt in wat u per toepassing vastlegt, en de opbouw van het volledige overzicht, van eerste signaal tot samenhangende inventaris, staat beschreven in hoe u een AI-inventaris opbouwt.
Bij meerdere vestigingen is het onderscheid tussen aanbieder en gebruiker van een AI-toepassing extra relevant, omdat een vestiging soms zelf een AI-functionaliteit toevoegt aan een product of dienst en daarmee een andere rol krijgt dan de vestiging die alleen een kant-en-klare tool gebruikt. Welk onderscheid dat is, staat toegelicht op bent u aanbieder of gebruiker, en wanneer die rol kan verschuiven, bijvoorbeeld door aanpassingen die een vestiging zelf doorvoert, leest u op wanneer verandert uw rol.
Het doel van deze inventarisatie is niet volledigheid in één keer, maar een vertrekpunt waarop herhaald kan worden. Vestigingen veranderen, abonnementen worden verlengd of stopgezet, en nieuwe tools verschijnen sneller dan een jaarlijkse audit kan bijhouden. Een overzicht dat de belangrijkste signalen combineert en per vestiging herhaalbaar is, geeft meer houvast dan een eenmalige momentopname.
Als eenmaal zichtbaar is welke AI-toepassingen binnen de organisatie worden gebruikt, volgt vanzelf een andere vraag: wat die toepassingen precies doen met het werk zelf. De werkscan van FTE TO AI rekent per taak uit welk deel van het werk door AI is over te nemen, en sluit daarmee aan op het overzicht dat de Responsible AI Scan oplevert.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Antwoorden komen uit de kennisbank van deze site. Geen advies op maat, en geen scan van uw bedrijf.