Uma organização com várias filiais raramente tem um único processo de compras, um único departamento de TI e uma única forma de trabalhar. Cada filial desenvolveu os seus próprios hábitos, escolheu os seus próprios fornecedores e adotou as suas próprias ferramentas que localmente se revelaram práticas. A lista central de TI regista o que foi licenciado através do processo central de compras. O que uma filial adquiriu por conta própria, com um cartão de crédito ou um contrato local, geralmente não consta dessa lista.
Isto não é necessariamente um sinal de má gestão. É uma consequência da forma como as organizações com várias localizações funcionam: a direção central e a autonomia local coexistem, e as ferramentas de IA são suficientemente acessíveis para entrarem fora da linha central. Uma extensão de navegador, uma conta gratuita, uma ferramenta incluída numa subscrição de equipa — nada disso passa pelo departamento que mantém a lista de TI.
A medida em que a lista de TI difere da prática depende de vários fatores que variam por filial: até que ponto a política central de compras é efetivamente aplicada, quanta liberdade as equipas têm para escolher o seu próprio software, e há quanto tempo uma filial faz parte da organização. Uma filial recentemente adquirida tem frequentemente um conjunto de ferramentas muito diferente do da sede, e esse conjunto não desaparece automaticamente numa fusão.
Além disso, a natureza do trabalho também desempenha um papel. Uma filial com muito contacto com clientes utiliza ferramentas de apoio diferentes das de uma filial dedicada principalmente à produção ou à logística. Os assistentes de IA genéricos surgem em todo o lado, mas as ferramentas especializadas — para texto, para análise de dados, para planeamento — variam muito por função e por localização.
Um inventário que faça justiça a esta dispersão combina várias fontes, porque nenhuma fonte isolada é completa. Quais os sinais de TI utilizáveis numa organização com várias filiais mostra quais os rastos técnicos — tráfego de rede, registos de single sign-on, gestão de dispositivos — que contam algo diferente por filial e, por isso, devem ser consultados separadamente em vez de assumidos centralmente.
Os dados de compras e de licenciamento constituem uma segunda fonte, e também estes variam por filial: algumas filiais contabilizam software através de contratos centrais, outras através de centros de custo locais que nunca chegam à administração central. O que os dados de compras e de licenciamento revelam numa organização descreve como estes dados, apesar da sua incompletude, ainda assim oferecem estrutura.
A terceira fonte é o próprio colaborador, e essa fonte é especialmente importante em organizações com várias filiais, porque os hábitos locais muitas vezes só se descobrem perguntando. Isso só funciona se a pergunta não contiver qualquer ameaça de responsabilização — pessoas que temem consequências não mencionam a ferramenta que usam para trabalhar mais rapidamente. Como perguntar aos colaboradores sem responsabilização numa organização aborda a forma como essa pergunta deve ser feita para obter uma resposta honesta.
O Responsible AI Scan regista, para cada aplicação encontrada, um conjunto limitado de dados: qual a ferramenta ou serviço em questão, em que filial ou departamento é utilizada, quem gere ou adquiriu a aplicação, e qual o papel que a organização desempenha nesse contexto. Esta última questão não é trivial: a mesma organização pode ser utilizadora numa aplicação e, noutra, desenvolvida internamente ou fortemente adaptada, assumir o papel de fornecedora. É fornecedor ou utilizador explica por que esse papel é determinado separadamente para cada aplicação, e por que isso pode variar por filial.
O que não é registado é um julgamento sobre a filial ou o colaborador que utiliza a ferramenta. O objetivo do levantamento é obter uma imagem completa, não uma lista de desvios atribuídos a alguém. Sem essa separação, não se obtém uma imagem completa, porque ninguém colabora num levantamento que possa ser usado contra si.
Um inventário em organizações com várias filiais nunca é definitivo. As filiais mudam, as ferramentas são substituídas, e um papel que hoje é de "utilizador" pode tornar-se "fornecedor" amanhã, assim que uma ferramenta é adaptada ou desenvolvida internamente. Quando o seu papel muda descreve que alterações justificam uma nova análise da classificação. Como construir um inventário de IA descreve a construção como um todo: desde a primeira exploração por filial até uma estrutura que cresce com a organização em vez de recomeçar todos os anos.
Uma vez claro quais as aplicações de IA que estão efetivamente em uso em cada filial, surge uma questão subsequente que vai além da governação: o que significam estas ferramentas para as tarefas que as pessoas realizam diariamente? A werkscan da FTE TO AI calcula, por tarefa, qual a parte do trabalho que é elegível para ser assumida pela IA, oferecendo assim uma imagem complementar ao inventário: não apenas o que está em funcionamento, mas também o que isso significa para a organização do próprio trabalho.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
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