Organizacija z več lokacijami redko ima en nabavni proces, en IT-oddelek in en način dela. Vsaka lokacija je razvila svoje navade, izbrala svoje ponudnike in sprejela svoja orodja, ki so se lokalno izkazala za priročna. Centralni IT-seznam beleži, kaj je bilo licencirano prek centralnega nabavnega procesa. Kar je lokacija sama nabavila, s kreditno kartico ali lokalno pogodbo, tam praviloma ni zapisano.
To ni nujno znak slabega upravljanja. Je posledica tega, kako delujejo organizacije z več lokacijami: centralno usmerjanje in lokalna avtonomija obstajata drug ob drugem, orodja AI pa so dovolj dostopna, da pridejo v uporabo mimo centralne poti. Brskalniška razširitev, brezplačen račun, orodje, vključeno v ekipno naročnino — nič od tega ne poteka prek oddelka, ki vodi IT-seznam.
Stopnja, do katere se IT-seznam razlikuje od dejanske prakse, je odvisna od več dejavnikov, ki se razlikujejo po lokacijah: kako dosledno se nabavna politika dejansko uveljavlja, koliko svobode imajo ekipe pri izbiri lastne programske opreme, in kako dolgo je lokacija že del organizacije. Nedavno prevzeta lokacija ima pogosto povsem drugačen nabor orodij kot sedež, in ta nabor ob združitvi ne izgine samodejno.
Poleg tega ima vlogo tudi narava dela. Lokacija z veliko stika s strankami uporablja drugačna podporna orodja kot lokacija, ki se ukvarja predvsem s proizvodnjo ali logistiko. Splošni AI-asistenti se pojavljajo povsod, specializirana orodja — za besedilo, za analizo podatkov, za načrtovanje — pa se močno razlikujejo glede na funkcijo in lokacijo.
Inventarizacija, ki upošteva to razpršenost, združuje več virov, saj noben vir sam po sebi ni popoln. Kateri IT-signali so uporabni pri organizaciji z več lokacijami prikazuje, kateri tehnični sledovi — omrežni prometi, dnevniki enotne prijave, upravljanje naprav — povedo nekoliko drugačno zgodbo za vsako lokacijo in jih je zato treba preverjati posebej, namesto da se centralno predvidevajo.
Nabavni podatki in podatki o licencah so drugi vir, in tudi ti se razlikujejo po lokacijah: nekatere lokacije programsko opremo naročajo prek centralnih pogodb, druge prek lokalnih stroškovnih mest, ki nikoli ne pridejo do centralne administracije. Kaj razkrivajo nabavni podatki in podatki o licencah pri organizaciji opisuje, kako ti podatki, kljub nepopolnosti, vseeno ponujajo strukturo.
Tretji vir je zaposleni sam, in ta vir je pri več lokacijah še posebej pomemben, ker lokalne navade pogosto lahko odkrijemo le z vprašanjem. To deluje le, če v vprašanju ni grožnje s posledicami — ljudje, ki se bojijo posledic, ne bodo navedli orodja, ki ga uporabljajo za hitrejše delo. Kako vprašati zaposlene brez grožnje s posledicami pri organizaciji obravnava, kako to vprašanje zastaviti, da se pridobi iskren odgovor.
Responsible AI Scan za vsako najdeno aplikacijo zapiše omejen nabor podatkov: za katero orodje ali storitev gre, na kateri lokaciji ali oddelku se uporablja, kdo aplikacijo upravlja ali jo je nabavil, in katero vlogo ima organizacija pri tem. Zadnje vprašanje ni trivialno: ista organizacija je lahko pri eni aplikaciji uporabnik, pri drugi, samo razviti ali močno prilagojeni aplikaciji, pa nastopa v vlogi ponudnika. Ali ste ponudnik ali uporabnik razlaga, zakaj se ta vloga določa za vsako aplikacijo posebej in zakaj se lahko razlikuje po lokacijah.
Kar se ne zapiše, je presoja o lokaciji ali zaposlenem, ki orodje uporablja. Namen inventarizacije je celovita slika, ne seznam odstopanj, ki se pripisujejo posamezniku. Brez te ločitve celovita slika ne bo nastala, ker nihče ne bo sodeloval pri inventarizaciji, ki bi jo lahko uporabili proti njemu.
Inventarizacija pri več lokacijah nikoli ni dokončna. Lokacije se spreminjajo, orodja se zamenjujejo, in vloga, ki je danes „uporabnik“, lahko jutri postane „ponudnik“, takoj ko se orodje interno prilagodi ali nadalje razvije. Kdaj se vaša vloga spremeni opisuje, katere spremembe so razlog za ponovno preverjanje klasifikacije. Kako zgradite inventar AI opisuje celotno zasnovo: od prvega raziskovanja po lokacijah do strukture, ki rase skupaj z organizacijo, namesto da se vsako leto začne znova.
Ko je enkrat jasno, katere aplikacije AI se dejansko uporabljajo na posamezni lokaciji, se odpre nadaljnje vprašanje, ki presega upravljanje: kaj ta orodja pomenijo za naloge, ki jih ljudje opravljajo vsak dan? Delovna skenirna analiza podjetja FTE TO AI za vsako nalogo izračuna, kateri del dela je primeren za prevzem s strani AI, in tako ponuja dopolnilno slika ob inventarju: ne le, kaj teče, ampak tudi, kaj to pomeni za samo zasnovo dela.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.