Numa organização com uma única localização e um único departamento de compras, o quadro é, em geral, ainda gerível. Com várias localizações, isso muda. Cada localização tem geralmente o seu próprio orçamento, o seu próprio responsável que autoriza subscrições, e muitas vezes uma relação própria com fornecedores locais. Isso torna os dados de compras e licenças numa das poucas fontes que revelam algo daquilo que a lista central de TI não capta.
O departamento de TI regista o que foi solicitado e aprovado através dos seus próprios canais. Um gestor de localização que tenha um cartão de crédito e considere necessária uma ferramenta não precisa de passar por aí. A subscrição é contratada, a fatura chega à administração local ou ao departamento de contas a pagar na sede, e ninguém associa essa despesa a um registo central de sistemas. É precisamente por isso que esta fonte é valiosa: regista despesas, não aprovações. O que consta é o que foi efetivamente adquirido, independentemente de ter seguido o percurso previsto.
Um levantamento útil começa com um conjunto de campos por linha:
Estes campos, em conjunto, não dão uma imagem completa do que uma ferramenta faz. Dão, sim, uma lista de nomes para investigar mais a fundo.
Com várias localizações, existem geralmente diversas fontes em simultâneo:
A combinação destas fontes gera sobreposições e contradições: o mesmo fornecedor com formas contratuais diferentes por localização, ou uma subscrição paga em dois locais sem que ninguém o tenha notado. Isso não é um erro no método; é o que acontece quando as compras estão organizadas de forma descentralizada. Que outras fontes dentro da sua organização produzem sinais semelhantes está descrito em os sinais de TI úteis em organizações com várias localizações.
Uma linha no livro de contas a pagar indica que houve um pagamento. Não indica quem utiliza a ferramenta, para que fim, com que dados, ou se a ferramenta ainda está ativa. Uma subscrição contratada há três anos pode já não estar a ser utilizada, ou pode ter-se tornado parte fixa de um processo sem que isso tenha sido alguma vez registado. Os dados de compras fornecem um ponto de partida: um nome, uma localização, um montante. A conversa com o requisitante ou o departamento fornece o resto. Sem essa conversa, a lista permanece uma lista de suposições.
Dados de compras que apontam para o uso de IA tocam em mais do que apenas tecnologia. Uma ferramenta que gera texto, classifica dados ou apoia decisões pode estar sujeita a um papel com obrigações — como fornecedor, como utilizador, ou por vezes ambos em simultâneo, dependendo de como a ferramenta foi implementada e adaptada. Qual o papel aplicável e quando este muda está explicado em a página sobre a questão de saber se é fornecedor ou utilizador e em a página sobre o momento em que o seu papel muda. Os dados de compras não revelam qual o papel aplicável, mas indicam onde começar a colocar questões.
Uma lista com nomes de fornecedores e localizações é um ponto de partida, não um inventário. O passo seguinte é organizar esses sinais por aplicação, nível de risco e departamento responsável — um processo descrito passo a passo em a página sobre como construir um inventário de IA, incluindo o que deve ser registado por aplicação. Quem seguir este percurso descobre muitas vezes que o quadro mantido centralmente pela TI cobre apenas parte da realidade — uma discrepância tratada de forma mais aprofundada na página sobre por que essa lista central não está correta.
Um levantamento das ferramentas existentes suscita naturalmente uma pergunta seguinte: o que essas ferramentas fazem, na prática, ao trabalho que as pessoas ainda executam por si próprias. Quem quiser responder a essa pergunta ao nível de tarefas individuais encontra, no scan de trabalho da FTE TO AI, uma forma de calcular, por tarefa, que parte desta pode ser assumida pela IA, independentemente da ferramenta utilizada para tal ou de quem a adquiriu.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
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