Hos en organisation med en enda plats och en enda inköpsavdelning är bilden vanligtvis fortfarande överskådlig. Vid flera verksamhetsställen förändras det. Varje verksamhetsställe har vanligtvis en egen budget, en egen chef som undertecknar abonnemang, och ofta en egen relation med lokala leverantörer. Det gör inköps- och licensdata till en av de få källor som visar något av det som den centrala IT-listan missar.
IT-avdelningen registrerar vad som har begärts och godkänts via dess egna kanaler. En verksamhetschef som har ett kreditkort och anser sig behöva ett verktyg behöver inte gå den vägen. Abonnemanget tecknas, fakturan kommer in till den lokala administrationen eller till leverantörsreskontran på huvudkontoret, och ingen kopplar den utgiften tillbaka till en central systemöversikt. Just därför är denna källa värdefull: den registrerar utgifter, inte godkännanden. Vad som står där är vad som verkligen har köpts in, oavsett om det skedde via den fastställda vägen eller inte.
En användbar översikt börjar med ett antal fält per rad:
Dessa fält tillsammans ger ingen fullständig bild av vad ett verktyg gör. De ger dock en lista med namn att undersöka vidare.
Vid flera verksamhetsställen finns det vanligtvis flera källor samtidigt:
Kombinationen av dessa källor ger upphov till överlappningar och motsägelser: samma leverantör med olika avtalsformer per verksamhetsställe, eller ett abonnemang som betalas på två ställen utan att någon har uppmärksammat det. Det är inget fel i metoden; det är vad som händer när inköp är decentraliserat organiserat. Vilka andra källor inom er organisation som ger jämförbara signaler beskrivs på de IT-signaler som är användbara vid flera verksamhetsställen.
En rad i leverantörsreskontran säger att betalning har skett. Den säger inte vem som använder verktyget, för vad, med vilka uppgifter, eller om verktyget fortfarande är aktivt. Ett abonnemang som tecknades för tre år sedan kan numera vara oanvänt, eller ha vuxit till en fast del av en process utan att detta någonsin dokumenterats. Inköpsdata ger en utgångspunkt: ett namn, ett verksamhetsställe, ett belopp. Samtalet med beställaren eller avdelningen ger resten. Utan det samtalet förblir listan en lista av antaganden.
Inköpsdata som pekar på AI-användning berör mer än teknik. Ett verktyg som genererar text, klassificerar data eller stödjer beslut kan falla under en roll med skyldigheter — som leverantör, som användare, eller ibland båda samtidigt, beroende på hur verktyget har använts och anpassats. Vilken roll som gäller och när den förändras förklaras på sidan om frågan om ni är leverantör eller användare och på sidan om det ögonblick då er roll förändras. Inköpsuppgifter berättar inte vilken roll som gäller, men de talar om var ni bör börja ställa frågor.
En lista med leverantörsnamn och verksamhetsställen är en utgångspunkt, inte en inventering. Nästa steg är att ordna dessa signaler efter tillämpning, risknivå och ansvarig avdelning — en process som beskrivs steg för steg på sidan om att bygga upp en AI-inventering, inklusive vad som behöver dokumenteras per tillämpning. Den som följer denna väg upptäcker ofta att bilden som IT centralt håller uppdaterad endast täcker en del av verkligheten — en diskrepans som behandlas mer utförligt på sidan om varför den centrala listan inte stämmer.
En översikt över vilka verktyg som finns väcker naturligt en följdfråga: vad de verktygen egentligen gör med det arbete som människor fortfarande utför själva. Den som vill besvara denna fråga på nivån av enskilda uppgifter hittar hos FTE TO AI:s arbetsanalys ett sätt att per uppgift räkna ut vilken del av den som kan tas över av AI, oavsett vilket verktyg som används för det eller vem som köpt in det.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.