Dans une organisation avec un seul site et un seul service achats, la situation reste généralement lisible. Avec plusieurs sites, cela change. Chaque site dispose en général de son propre budget, d'un responsable qui signe pour des abonnements, et souvent d'une relation propre avec des fournisseurs locaux. Cela fait des données d'achat et de licences une des rares sources qui révèlent ce que la liste informatique centrale ne capte pas.
Le service informatique enregistre ce qui a été demandé et approuvé via ses propres canaux. Un responsable de site disposant d'une carte de crédit et estimant avoir besoin d'un outil n'a pas à passer par ce circuit. L'abonnement est conclu, la facture arrive à l'administration locale ou au service comptable fournisseurs du siège, et personne ne relie cette dépense à un aperçu système central. C'est précisément pour cela que cette source est précieuse : elle enregistre des dépenses, pas des approbations. Ce qui y figure est ce qui a réellement été acheté, que cela soit passé par la voie officielle ou non.
Un aperçu utilisable commence par plusieurs champs par ligne :
Ces champs, ensemble, ne donnent pas une image complète de ce que fait un outil. Ils donnent en revanche une liste de noms à approfondir.
Avec plusieurs sites, il existe généralement plusieurs sources en parallèle :
La combinaison de ces sources produit des chevauchements et des contradictions : un même fournisseur avec des formes contractuelles différentes selon le site, ou un abonnement payé à deux endroits sans que personne ne l'ait remarqué. Ce n'est pas une erreur de méthode ; c'est ce qui se produit lorsque les achats sont organisés de manière décentralisée. Les autres sources, au sein de votre organisation, qui produisent des signaux comparables, sont décrites sur les signaux informatiques exploitables pour une organisation à sites multiples.
Une ligne du registre comptable fournisseurs indique qu'un paiement a eu lieu. Elle ne dit pas qui utilise l'outil, dans quel but, avec quelles données, ni si l'outil est encore actif. Un abonnement conclu il y a trois ans peut désormais être inutilisé, ou au contraire être devenu un élément permanent d'un processus sans que cela n'ait jamais été consigné. Les données d'achat fournissent un point de départ : un nom, un site, un montant. La conversation avec le demandeur ou le service concerné fournit le reste. Sans cette conversation, la liste reste une liste de suppositions.
Des données d'achat révélant un usage de l'IA touchent à bien plus que la technique. Un outil qui génère du texte, classe des données ou soutient des décisions relève potentiellement d'un rôle assorti d'obligations — en tant que fournisseur, en tant qu'utilisateur, ou parfois les deux à la fois, selon la manière dont l'outil a été déployé et adapté. Le rôle applicable et le moment où celui-ci change sont expliqués sur la page consacrée à la question de savoir si vous êtes fournisseur ou utilisateur et sur la page consacrée au moment où votre rôle change. Les données d'achat ne vous disent pas quel rôle s'applique, mais elles vous indiquent bien par où commencer à poser des questions.
Une liste de noms de fournisseurs et de sites est un point de départ, pas un inventaire. L'étape suivante consiste à organiser ces signaux par application, niveau de risque et service responsable — un processus décrit étape par étape sur la page consacrée à la construction d'un inventaire IA, incluant ce qui doit être consigné par application. Ceux qui suivent cette voie découvrent souvent que l'image que l'informatique tient à jour de manière centrale ne couvre qu'une partie de la réalité — un écart traité plus en détail sur la page consacrée aux raisons pour lesquelles cette liste centrale est inexacte.
Un aperçu des outils existants soulève naturellement une question suivante : ce que ces outils font réellement du travail que des personnes exécutent encore elles-mêmes aujourd'hui. Pour répondre à cette question au niveau de tâches individuelles, le scan de travail de FTE TO AI permet de calculer, par tâche, quelle part peut être reprise par l'IA, indépendamment de l'outil utilisé à cette fin ou de qui l'a acquis.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
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