In un'organizzazione con un'unica sede e un unico reparto acquisti, il quadro è generalmente ancora gestibile. Con più sedi, questo cambia. Ogni sede dispone tipicamente di un proprio budget, di un proprio responsabile che firma per gli abbonamenti, e spesso di un proprio rapporto con fornitori locali. Questo rende i dati di acquisto e licenze una delle poche fonti in grado di mostrare qualcosa che l'elenco IT centrale non cattura.
Il reparto IT registra ciò che è stato richiesto e approvato tramite i propri canali. Un responsabile di sede che dispone di una carta di credito e ritiene di aver bisogno di uno strumento non è tenuto a passare da quel canale. L'abbonamento viene attivato, la fattura arriva all'amministrazione locale o all'ufficio contabilità fornitori della sede centrale, e nessuno ricollega quella spesa a una panoramica di sistema centrale. Proprio per questo, questa fonte è di valore: registra le spese, non le approvazioni. Ciò che vi è riportato è ciò che è stato effettivamente acquistato, indipendentemente dal fatto che sia passato per il canale previsto.
Una panoramica utilizzabile inizia con alcuni campi per riga:
Questi campi insieme non forniscono un quadro completo di cosa fa uno strumento. Forniscono però un elenco di nomi da approfondire ulteriormente.
Con più sedi, di solito sono presenti diverse fonti contemporaneamente:
La combinazione di queste fonti produce sovrapposizioni e contraddizioni: lo stesso fornitore con forme contrattuali diverse per sede, oppure un abbonamento pagato in due punti senza che nessuno se ne sia accorto. Non è un errore del metodo; è ciò che accade quando gli acquisti sono organizzati in modo decentralizzato. Quali altre fonti all'interno della vostra organizzazione producono segnali comparabili è descritto in i segnali IT utilizzabili con più sedi.
Una riga nel registro contabilità fornitori dice che è stato effettuato un pagamento. Non dice chi utilizza lo strumento, per cosa, con quali dati, o se lo strumento è ancora attivo. Un abbonamento sottoscritto tre anni fa può ormai essere inutilizzato, oppure può essere diventato una componente fissa di un processo senza che ciò sia mai stato documentato. I dati di acquisto forniscono un punto di partenza: un nome, una sede, un importo. Il resto emerge dal colloquio con il richiedente o con il reparto. Senza quel colloquio, l'elenco resta un elenco di supposizioni.
I dati di acquisto che indicano un uso di AI toccano più della sola tecnica. Uno strumento che genera testo, classifica dati o supporta decisioni può rientrare in un ruolo con obblighi specifici — come fornitore, come utilizzatore, o talvolta entrambi contemporaneamente, a seconda di come lo strumento è stato impiegato e adattato. Quale ruolo si applica e quando questo cambia è illustrato nella pagina sulla domanda se siete fornitore o utilizzatore e nella pagina sul momento in cui il vostro ruolo cambia. I dati di acquisto non vi dicono quale ruolo si applica, ma vi indicano dove iniziare a porre domande.
Un elenco di nomi di fornitori e sedi è un punto di partenza, non un inventario. Il passo successivo consiste nell'ordinare questi segnali per applicazione, livello di rischio e reparto responsabile — un processo descritto passo per passo nella pagina sulla costruzione di un inventario AI, incluso ciò che deve essere documentato per ciascuna applicazione. Chi segue questo percorso scopre spesso che il quadro mantenuto centralmente dall'IT copre solo una parte della realtà — una discrepanza trattata più diffusamente nella pagina sul perché quell'elenco centrale non è corretto.
Una panoramica degli strumenti esistenti solleva naturalmente una domanda successiva: cosa fanno effettivamente questi strumenti rispetto al lavoro che le persone svolgono ancora manualmente. Chi desidera rispondere a questa domanda a livello di singole attività, trova nella scansione del lavoro di FTE TO AI un modo per calcolare, per ciascuna attività, quale parte di essa può essere assunta dall'AI, indipendentemente dallo strumento utilizzato o da chi lo ha acquistato.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
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