Mit mutatnak a beszerzési és licencadatok az AI-használatról telephelyenként

Egy telephellyel és egy beszerzési osztállyal működő szervezetnél a helyzet többnyire még átlátható. Több telephely esetén ez megváltozik. Minden telephelynek jellemzően van saját költségvetése, saját vezetője, aki jóváhagyja az előfizetéseket, és gyakran saját kapcsolata a helyi beszállítókkal. Ez teszi a beszerzési és licencadatokat egyik azon kevés forrássá, amely valamit megmutat abból, amit a központi informatikai lista nem tartalmaz.

Miért tér el ez a forrás az informatikai listától

Az informatikai osztály azt rögzíti, amit a saját csatornáin keresztül kértek és hagytak jóvá. Egy telephelyvezetőnek, akinek van céges bankkártyája, és szükségesnek talál egy eszközt, nem kell ezen keresztülmennie. Az előfizetést megkötik, a számla a helyi ügyvitelhez vagy a központi kötelezettségek nyilvántartásához érkezik, és senki nem kapcsolja vissza ezt a kiadást a központi rendszeráttekintéshez. Éppen ezért értékes ez a forrás: kiadásokat rögzít, nem jóváhagyásokat. Ami itt szerepel, az az, amit valóban beszereztek, függetlenül attól, hogy ez a szabályos úton történt-e.

Milyen adatokat rögzít konkrétan

Egy használható áttekintés néhány mezővel kezdődik soronként:

Beszállító és terméknév — nem csak „szoftver”, hanem a konkrét eszköz vagy platform.
Telephely vagy költséghely — honnan származik a kiadás, hogy lássa, a használat koncentrált vagy szétszórt.
Szerződéstípus — előfizetés, egyszeri licenc, átterhelés egy anyaszerződés alapján, vagy különálló bankkártyás tranzakció.
Felhasználók vagy licencek száma, ha szerepel — a használat mértékének jelzése, nem az intenzitásáé.
Kezdési dátum és esetleges felmondási idő — releváns annak megállapításához, hogy valami még aktív, vagy csendben tovább fut.
Megrendelő egység vagy kérelmező — ki indította a kiadást, gyakran ez az egyetlen nyom, amely az eszközt használó osztályra utal.

Ezek a mezők együtt nem adnak teljes képet arról, mit csinál egy eszköz. Viszont adnak egy listát nevekkel, amelyeket tovább kell vizsgálni.

Honnan szerzi be ezeket az adatokat

Több telephely esetén jellemzően több forrás létezik egyszerre:

A központi kötelezettség-nyilvántartás, szűrve a szoftverbeszállítóknak történő ismétlődő kifizetésekre.
Telephelyenkénti bankkártya-kimutatások, gyakran itt bújnak el a kisebb előfizetések.
Szerződéskezelő rendszer vagy beszerzési rendszer, ha létezik — nem minden telephely használja ugyanazt a rendszert.
Helyi ügyvitel, amely néha elkülönül a központtól, és saját beszállítói kapcsolatokat tart fenn.

Ezen források kombinációja átfedéseket és ellentmondásokat eredményez: ugyanaz a beszállító különböző szerződéstípusokkal telephelyenként, vagy egy előfizetés, amelyet két helyen is fizetnek, anélkül, hogy ezt bárki észrevette volna. Ez nem a módszer hibája; ez történik, amikor a beszerzés decentralizáltan van megszervezve. Az, hogy a szervezeten belül mely további források adnak hasonló jelzéseket, a több telephellyel rendelkező szervezeteknél használható informatikai jelzések oldalon található.

Mit nem mond el egy név a számlán

A kötelezettség-nyilvántartás egy sora azt jelzi, hogy történt kifizetés. Nem mondja meg, ki használja az eszközt, mire, milyen adatokkal, vagy hogy az eszköz még aktív-e. Egy három évvel korábban megkötött előfizetés mostanra használatlan is lehet, vagy éppen egy folyamat állandó részévé nőhetett anélkül, hogy ezt valaha rögzítették volna. A beszerzési adat egy kiindulási pontot ad: egy nevet, egy telephelyet, egy összeget. A kérelmezővel vagy az osztállyal folytatott beszélgetés adja a többit. Anélkül a beszélgetés nélkül a lista feltételezések listája marad.

Miért több ez, mint informatikai kérdés

Az AI-használatra utaló beszerzési adat több, mint technikai ügy. Egy eszköz, amely szöveget generál, adatokat osztályoz vagy döntéseket támogat, esetleg kötelezettségekkel járó szerephez kapcsolódik — szolgáltatóként, felhasználóként, vagy néha egyszerre mindkettőként, attól függően, hogyan alkalmazták és módosították az eszközt. Az, hogy melyik szerep alkalmazandó, és mikor változik, az arról szóló oldalon, hogy Ön szolgáltató vagy felhasználó, és az arról szóló oldalon, hogy mikor változik a szerepe, van kifejtve. A beszerzési adatok nem mondják meg, melyik szerep alkalmazandó, de megmondják, hol kell elkezdeni a kérdések feltevését.

A jelzéstől a struktúráig

A beszállítói nevek és telephelyek listája kiindulási pont, nem leltár. A következő lépés ezeknek a jelzéseknek a rendszerezése alkalmazás, kockázati szint és felelős osztály szerint — egy folyamat, amelyet lépésről lépésre az AI-leltár felépítéséről szóló oldal ír le, beleértve azt is, hogy alkalmazásonként mit kell rögzíteni. Aki ezt az utat követi, gyakran felfedezi, hogy a kép, amit az informatika központilag vezet, csak a valóság egy részét fedi le — ez az eltérés részletesebben az arról szóló oldalon van tárgyalva, hogy miért nem pontos az a központi lista.

Az eszközök áttekintése természetesen felvet egy következő kérdést: mit is csinálnak ezek az eszközök valójában azzal a munkával, amelyet emberek most még saját maguk végeznek. Aki ezt a kérdést az egyes feladatok szintjén kívánja megválaszolni, a FTE TO AI munkafelmérésénél talál egy módot arra, hogy feladatonként kiszámoltassa, mekkora részét veheti át az AI, függetlenül attól, melyik eszközt használják erre, vagy ki szerezte be azt.