Hos en organisation med én lokation og én indkøbsafdeling er billedet som regel stadig til at overskue. Ved flere lokationer ændrer det sig. Hver lokation har normalt et eget budget, en egen leder der underskriver abonnementer, og ofte en egen relation til lokale leverandører. Det gør indkøbs- og licensdata til en af de få kilder, der viser noget af det, den centrale IT-liste ikke fanger.
IT-afdelingen registrerer, hvad der er anmodet om og godkendt via egne kanaler. En lokationschef, der har et kreditkort og finder et værktøj nødvendigt, behøver ikke gå den vej. Abonnementet bliver oprettet, fakturaen kommer ind hos den lokale administration eller hos kreditorbogholderiet på hovedkontoret, og ingen kobler den udgift tilbage til et centralt systemoverblik. Netop derfor er denne kilde værdifuld: den registrerer udgifter, ikke godkendelser. Det, der står, er det, der faktisk er anskaffet, uanset om det gik den fastlagte vej.
Et anvendeligt overblik begynder med en række felter per linje:
Disse felter giver sammen ikke et komplet billede af, hvad et værktøj gør. De giver dog en liste af navne, der kan undersøges videre.
Med flere lokationer findes der som regel forskellige kilder på samme tid:
Kombinationen af disse kilder giver overlap og modsætninger: samme leverandør med forskellige kontraktformer per lokation, eller et abonnement der betales to steder, uden at nogen har bemærket det. Det er ikke en fejl i metoden; det er, hvad der sker, når indkøb er decentralt organiseret. Hvilke andre kilder i Deres organisation giver lignende signaler, er beskrevet på de IT-signaler, der er anvendelige ved flere lokationer.
En linje i kreditorbogføringen siger, at der er betalt. Den siger ikke, hvem der bruger værktøjet, til hvad, med hvilke data, eller om værktøjet stadig er aktivt. Et abonnement, der blev oprettet for tre år siden, kan i mellemtiden være ubrugt, eller netop være blevet en fast del af et proces, uden at det nogensinde er blevet registreret. Indkøbsdataene giver et udgangspunkt: et navn, en lokation, et beløb. Samtalen med rekvirenten eller afdelingen giver resten. Uden den samtale forbliver listen en liste af formodninger.
Indkøbsdata, der peger på AI-brug, berører mere end teknik. Et værktøj, der genererer tekst, klassificerer data eller understøtter beslutninger, kan falde under en rolle med forpligtelser — som udbyder, som bruger, eller nogle gange begge samtidig, afhængigt af hvordan værktøjet er anvendt og tilpasset. Hvilken rolle der gælder, og hvornår den skifter, er forklaret på siden om spørgsmålet om De er udbyder eller bruger og på siden om det tidspunkt, hvor Deres rolle ændrer sig. Indkøbsdata fortæller Dem ikke, hvilken rolle der gælder, men de fortæller Dem, hvor De skal begynde at stille spørgsmål.
En liste med leverandørnavne og lokationer er et udgangspunkt, ikke et inventar. Det næste skridt er at ordne disse signaler efter anvendelse, risikoniveau og ansvarlig afdeling — en proces der er beskrevet trin for trin på siden om at opbygge et AI-inventar, inklusive hvad der skal registreres per anvendelse. Den, der følger denne rute, opdager ofte, at det billede, IT holder centralt, kun dækker en del af virkeligheden — en uoverensstemmelse, der behandles mere udførligt på siden om, hvorfor den centrale liste ikke stemmer.
Et overblik over hvilke værktøjer der findes, rejser naturligt et opfølgende spørgsmål: hvad disse værktøjer egentlig gør med det arbejde, mennesker stadig udfører selv. Den, der vil besvare det spørgsmål på niveau af enkelte opgaver, finder hos arbejdsscanningen fra FTE TO AI en måde at beregne per opgave, hvor stor en del af den kan overtages af AI, uanset hvilket værktøj der bruges til det, eller hvem der har anskaffet det.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.