Ühe asukoha ja ühe ostuosakonnaga organisatsioonis on ülevaade tavaliselt veel jälgitav. Mitme asukoha puhul see muutub. Igal asukohal on tavaliselt oma eelarve, oma juht, kes kirjutab alla tellimustele, ja sageli oma suhe kohalike tarnijatega. See teeb ostu- ja litsentsiandmetest ühe väheseid allikaid, mis näitavad midagi sellest, mida keskne IT-nimekiri jätab kajastamata.
IT-osakond registreerib, mida on taotletud ja heaks kiidetud tema oma kanalite kaudu. Asukoha juhil, kellel on krediitkaart ja kes leiab, et vajab tööriista, ei ole vaja seda protsessi läbida. Tellimus sõlmitakse, arve jõuab kohalikku raamatupidamisse või peakontori võlgnike arvestusse, ja mitte keegi ei seosta seda kulu tagasi keskse süsteemi ülevaatega. Just seetõttu on see allikas väärtuslik: see registreerib kulutusi, mitte heakskiitmisi. See, mis on kirjas, on see, mis tegelikult on ostetud, sõltumata sellest, kas see käis ettenähtud tee kaudu.
Kasutatav ülevaade algab mõne väljaga rea kohta:
Need väljad koos ei annavad täielikku pilti sellest, mida tööriist teeb. Need annavad nimede loetelu, mida edasi uurida.
Mitme asukoha puhul on tavaliselt korraga mitu allikat:
Selliste allikate kombinatsioon toob kaasa kattuvusi ja vastuolusid: sama tarnija erinevate lepinguvormidega asukoha kaupa, või tellimus, mille eest makstakse kahes kohas, ilma et keegi seda oleks märganud. See ei ole metoodika viga; see on see, mis juhtub, kui ostmine on korraldatud detsentraliseeritult. Mis muud allikad teie organisatsioonis annavad sarnaseid signaale, on kirjeldatud lehel mitme asukohaga organisatsioonis kasutatavad IT-signaalid.
Rida võlgnike raamatupidamises näitab, et on makstud. See ei näita, kes tööriista kasutab, mille jaoks, milliste andmetega, või on tööriist veel aktiivne. Kolm aastat tagasi sõlmitud tellimus võib nüüdseks olla kasutult, või vastupidi, olla kasvanud protsessi kindlaks osaks, ilma et see oleks kunagi dokumenteeritud. Ostuandmed annavad lähtepunkti: nime, asukoha, summa. Vestlus taotleja või osakonnaga annab ülejäänu. Selle vestluseta jääb loetelu vaid oletuste loeteluks.
Ostuandmed, mis viitavad AI-kasutusele, puudutavad enamat kui tehnikat. Tööriist, mis genereerib teksti, klassifitseerib andmeid või toetab otsuseid, võib kuuluda rolli, millega kaasnevad kohustused — pakkujana, kasutajana, või mõnikord mõlemana korraga, sõltuvalt sellest, kuidas tööriist on kasutusele võetud ja kohandatud. Milline roll kehtib ja millal see muutub, on selgitatud lehel selle kohta, kas olete pakkuja või kasutaja ja lehel selle kohta, millal teie roll muutub. Ostuandmed ei ütle, milline roll kehtib, kuid need ütlevad, kust alustada küsimuste esitamist.
Tarnijate nimede ja asukohtade loetelu on lähtepunkt, mitte inventuur. Järgmine samm on nende signaalide korrastamine rakenduse, riskitaseme ja vastutava osakonna järgi — protsess, mis on samm-sammult kirjeldatud lehel AI-inventuuri koostamise kohta, sealhulgas see, mida iga rakenduse puhul tuleb kirja panna. Kes seda teed järgib, avastab sageli, et pilt, mida IT kesksel tasemel haldab, katab vaid osa tegelikkusest — erinevus, mida käsitletakse põhjalikumalt lehel selle kohta, miks see keskne nimekiri ei pea paika.
Ülevaade sellest, milliseid tööriistu on olemas, tekitab loomulikult järgmise küsimuse: mida need tööriistad tegelikult teevad tööga, mida inimesed praegu veel ise teevad. Kes soovib sellele küsimusele vastata üksikute ülesannete tasemel, leiab FTE TO AI töö-skaneeringust võimaluse arvutada iga ülesande kohta, kui suur osa sellest on AI-le üle kantav, sõltumata sellest, milline tööriist selleks kasutatakse või kes selle on ostnud.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.