Une organisation avec plusieurs sites a rarement un seul processus d'achat, un seul service IT et une seule façon de travailler. Chaque site a développé ses propres habitudes, choisi ses propres fournisseurs et adopté ses propres outils qui se sont révélés pratiques localement. La liste IT centrale enregistre ce qui a été concédé sous licence via le processus d'achat central. Ce qu'un site a acheté lui-même, avec une carte de crédit ou un contrat local, n'y figure généralement pas.
Ce n'est pas nécessairement un signe de mauvaise gestion. C'est une conséquence de la façon dont les organisations multi-sites fonctionnent : le pilotage central et l'autonomie locale coexistent, et les outils d'IA sont suffisamment accessibles pour s'introduire en dehors de la voie centrale. Une extension de navigateur, un compte gratuit, un outil inclus dans un abonnement d'équipe — rien de tout cela ne passe par le service qui tient la liste IT à jour.
L'ampleur de l'écart entre la liste IT et la pratique dépend d'un certain nombre de facteurs qui diffèrent selon les sites : dans quelle mesure la politique d'achat centrale est réellement appliquée, quelle liberté les équipes ont pour choisir leurs propres logiciels, et depuis combien de temps un site fait partie de l'organisation. Un site récemment acquis dispose souvent d'un ensemble d'outils très différent de celui du siège, et cet ensemble d'outils ne disparaît pas automatiquement lors d'une fusion.
La nature du travail joue également un rôle. Un site avec beaucoup de contact client utilise des outils de support différents d'un site principalement axé sur la production ou la logistique. Les assistants IA génériques apparaissent partout, mais les outils spécialisés — pour le texte, pour l'analyse de données, pour la planification — varient fortement selon la fonction et le site.
Un inventaire qui rend justice à cette dispersion combine plusieurs sources, car aucune source n'est complète à elle seule. Quels signaux IT sont exploitables dans une organisation à plusieurs sites montre quelles traces techniques — trafic réseau, journaux de connexion unique (single sign-on), gestion des appareils — racontent quelque chose de différent selon le site et doivent donc être consultées séparément plutôt que supposées centralement.
Les données d'achat et de licence constituent une deuxième source, et celles-ci divergent également selon les sites : certains sites comptabilisent les logiciels via des contrats centraux, d'autres via des centres de coûts locaux qui n'arrivent jamais dans l'administration centrale. Ce que révèlent les données d'achat et de licence dans une organisation décrit comment ces données, malgré leur caractère incomplet, offrent néanmoins une structure.
La troisième source est le collaborateur lui-même, et cette source est particulièrement importante dans les organisations à plusieurs sites, car les habitudes locales ne peuvent souvent être découvertes qu'en posant la question. Cela ne fonctionne que si la question ne comporte aucune menace de sanction — les personnes qui craignent des conséquences ne mentionnent pas l'outil qu'elles utilisent pour travailler plus rapidement. Comment poser la question aux collaborateurs sans sanction dans une organisation explique comment formuler cette question afin d'obtenir une réponse honnête.
Le Responsible AI Scan consigne, pour chaque application trouvée, un ensemble limité de données : de quel outil ou service il s'agit, sur quel site ou dans quel service il est utilisé, qui gère ou a acheté l'application, et quel rôle l'organisation y occupe. Cette dernière question n'est pas anodine : la même organisation peut être utilisatrice pour une application et, pour une autre application développée en interne ou fortement adaptée, se retrouver dans le rôle de fournisseur. Êtes-vous fournisseur ou utilisateur explique pourquoi ce rôle est déterminé séparément pour chaque application, et pourquoi cela peut varier selon le site.
Ce qui n'est pas consigné, c'est un jugement sur le site ou le collaborateur qui utilise l'outil. L'objectif de l'inventaire est d'obtenir une image complète, pas une liste d'écarts imputés à quelqu'un. Sans cette séparation, il n'y a pas d'image complète, car personne ne collabore à un inventaire qui pourrait être utilisé contre lui.
Un inventaire dans une organisation à plusieurs sites n'est jamais définitif. Les sites changent, les outils sont remplacés, et un rôle qui est aujourd'hui « utilisateur » peut devenir « fournisseur » demain dès qu'un outil est adapté ou développé davantage en interne. Quand votre rôle change-t-il décrit quels changements justifient de réexaminer la classification. Comment construire un inventaire IA décrit la construction dans son ensemble : de la première exploration par site à une structure qui évolue avec l'organisation plutôt que de repartir de zéro chaque année.
Dès qu'il est clair quelles applications d'IA sont réellement utilisées par site, une question de suivi se pose, qui va au-delà de la gouvernance : que signifient ces outils pour les tâches que les personnes accomplissent quotidiennement ? Le scan de travail de FTE TO AI calcule, pour chaque tâche, quelle part du travail est susceptible d'être reprise par l'IA, offrant ainsi une image complémentaire à l'inventaire : non seulement ce qui fonctionne, mais aussi ce que cela signifie pour l'organisation du travail lui-même.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
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