Kiinteistöala on toimiala, jossa päätökset lepäävät usein samanaikaisesti kahdella akselilla: taloudellisella arvonmäärityksellä ja suhteella vuokralaiseen, ostajaan, sijoittajaan tai asukkaaseen. Tämä yhdistelmä tekee AI-hallinnosta tällä alalla erilaista kuin toimialoilla, joissa on kyse puhtaasti prosessista tai tuotannosta. Arvonmääritysmalli, joka arvioi arvon liian korkeaksi tai liian matalaksi, vaikuttaa transaktioon. Chatbot, joka antaa vuokralaiselle virheellisen lupauksen huollosta tai vuokrankorotuksesta, vaikuttaa suhteeseen ja mahdollisesti myös oikeudelliseen velvoitteeseen. Operatiivisten AI-sovellusten ja niiden sovellusten välinen suhde, jotka viestivät suoraan asiakkaan, vuokralaisen tai sijoittajan kanssa, on kiinteistöalalla yleensä vinompi kuin toimialoilla, joissa on vähemmän ulkoisia kontaktipisteitä. Tuotanto-AI:tä on usein vähemmän ja AI:tä, joka tarjoaa tekstiä, neuvoja tai lukuja kolmannelle osapuolelle, on enemmän.
Lisäksi kiinteistöorganisaatiot työskentelevät usein verkostona, jossa on mukana useita osapuolia: kiinteistönvälittäjiä, isännöitsijöitä, urakoitsijoita, lakineuvonantajia. Kukin näistä osapuolista voi käyttää itse AI:tä työssä, jota tehdään organisaatiollenne, ilman että teillä on siihen näkyvyyttä. Hallinto ei siis pysähdy omiin työntekijöihin.
AI tällä toimialalla keskittyy joukkoon tunnistettavia tehtäviä: arvonmääritysraporttien tai arvonmäärityksen perustelujen laatimiseen, vuokrasopimusten ja oikeudellisten asiakirjojen tiivistämiseen, vuokralaisten tai ostajien kysymyksiin vastaamiseen, asuntokuvausten ja markkinointitekstien tuottamiseen, sekä markkinadatan analysointiin sijoituspäätöksiä varten. Osa näistä sovelluksista on näkyviä ja hyväksyttyjä. Toiset ovat syntyneet siitä, että arvioija, vuokranvälittäjä tai asiakaspalvelun työntekijä löysi työkalun, joka säästi aikaa, ja jäi käyttämään sitä.
Hyväksyttyjen sovellusten IT-lista harvoin kuvaa käytännössä, mitä todella tapahtuu. Arvioija, joka käyttää AI-työkalua arvonmäärityksen konseptin laatimiseen, työntekijä, joka teettää sopimustiivistelmiä ilmaisella keskustelupalvelulla: tällainen käyttö syntyy työpöydän ääressä, ei hankintaprosessissa. Vastaavia kuvioita esiintyy muilla toimialoilla, joilla on paljon asiakas- tai toimeksiantajakontaktia, kuten kuvataan artikkeleissa miltä AI-hallinto näyttää asennusalalla ja miltä AI-hallinto näyttää tukkukaupassa.
Hallinto alkaa erottelun tekemisestä. AI-sovellus, joka jäsentää sisäisiä raportteja, vaatii erilaisen kohtelun kuin sovellus, joka esittää arvonmäärityksen luvun asiakkaalle tai vastaa automaattisesti vuokralaisen valitukseen. Riskitaso riippuu siitä, kuka tulosta käyttää, esitetäänkö luku tai neuvo suoraan kolmannelle osapuolelle, ja liittyykö siihen taloudellinen tai oikeudellinen seuraamus. AI-työkalu, joka vain muokkaa kuvamateriaalia asuntoilmoitusta varten, sijaitsee tällä asteikolla eri kohdassa kuin työkalu, joka osallistuu arvonmäärityksen päätöksentekoon.
Tämä luokittelu ei ole kertaluonteinen tehtävä. Uusia työkaluja tulee mukaan sitä mukaa, kun joku havaitsee niiden hyödyllisyyden, ja olemassa olevan sovelluksen riskiarvio voi muuttua käytön muuttuessa, esimerkiksi kun työkalu, joka alkoi sisäisen konseptitekstin apuvälineenä, siirtyy vähitellen käytettäväksi suoraan vuokralaiselle viestimiseen.
Ongelman ydin on harvoin sääntöjen puute, vaan näkyvyyden puute. Se, kuka haluaa tietää, mitä todella käytetään, joutuu kysymään sitä ihmisiltä, jotka työskentelevät sen kanssa päivittäin. Se onnistuu vain, jos kysymys esitetään ilman rankaisun uhkaa. Arvioijan, joka myöntää käyttävänsä hyväksymätöntä työkalua konseptiraporttien laatimiseen, ei pitäisi tuntea tunnustavansa rikkomusta. Kun tämä tunne syntyy, käyttö katoaa näkyvistä sen sijaan, että se katoaisi käytännöstä, ja riski jää olemassa olevaksi muuttumattomana, mutta näkymättömänä. Se, miten tällainen kyselytapa voidaan käytännössä järjestää, kuvataan artikkeleissa miten estätte työntekijöitä käyttämästä työkalua, jota kukaan ei tunne ja miten estätte yritysdatan päätymisen ilmaiseen chat-ikkunaan, kaksi riskiä, jotka kiinteistöalalla usein osuvat yhteen, koska sopimusdata ja arvonmäärityksen luvut ovat arkaluonteisia.
Yhtäläisyydet muiden toimialojen kanssa, joilla on paljon ulkoisia osapuolia ja asiakirjavirtoja, kuten kuvataan artikkeleissa miltä AI-hallinto näyttää rakennusalalla ja terveydenhuoltoalalla miltä AI-hallinto näyttää terveydenhuollossa, ovat suuremmat kuin erot: kaikkialla pätee, että käyttö asettuu ensin organisaation laitamille, ennen kuin kukaan saa siihen näkyvyyttä.
Kiinteistöalan hallintolähestymistapa kartoittaa, mitä AI-sovelluksia on käytössä, kuka niitä käyttää, mikä riskitaso niihin sopii, ja millaista valvontaa siihen tarvitaan: kuka tarkistaa tuloksen ennen kuin se vaikuttaa arvonmääritykseen, vuokralaiskirjeeseen tai sijoitusneuvoon. Tämä liittyy organisaation olemassa oleviin riskirakenteisiin, sen sijaan että luotaisiin erillinen AI-järjestelmä nykyisen riskienhallinnan rinnalle. Sääntöjen sisältö, tarkkoine velvoitteineen, jotka koskevat tiettyjä sovelluksia, on esitetty muualla; tässä on kyse mekanismista, jolla saatte näkyvyyden ja pystytte osoittamaan, mitä on tekeillä.
Kun on selvää, mitä AI-sovelluksia kiinteistöorganisaatiossanne on käytössä ja mikä riskitaso niihin sopii, seuraa toinen kysymys: kuinka suuri osa arvioijien, isännöitsijöiden ja asiakaspalvelun työntekijöiden päivittäisestä työstä soveltuu oikeastaan jätettäväksi AI:n tehtäväksi, ja mikä osa ei. FTE TO AI:n työscan laskee tämän tehtäväkohtaisesti, jotta hallinto ei jää pelkän riskin tasolle, vaan tekee myös näkyväksi, missä AI todella vapauttaa kapasiteettia.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.