Il settore immobiliare è un settore in cui le decisioni si basano spesso contemporaneamente su due assi: una valutazione finanziaria e una relazione con un inquilino, acquirente, investitore o residente. Questa combinazione rende l'AI-governance in questo settore diversa da quella dei settori dove si tratta puramente di processo o produzione. Un modello di valutazione che stima un valore troppo alto o troppo basso incide su una transazione. Un chatbot che fa una promessa errata a un inquilino riguardo alla manutenzione o all'aumento dell'affitto incide su una relazione e possibilmente su un obbligo giuridico. Il rapporto tra applicazioni AI operative e applicazioni che comunicano direttamente con il cliente, l'inquilino o l'investitore è nel settore immobiliare generalmente più sbilanciato che nei settori con meno punti di contatto esterni. Spesso c'è meno AI di produzione e più AI che offre testo, consulenza o una cifra a una terza parte.
A ciò si aggiunge che le organizzazioni immobiliari lavorano spesso con una rete di soggetti: agenti immobiliari, amministratori, imprese edili, consulenti legali. Ciascuno di questi soggetti può a sua volta utilizzare l'AI nell'ambito del lavoro svolto per la vostra organizzazione, senza che voi ne abbiate visibilità. La governance non si arresta quindi ai propri collaboratori.
L'AI in questo settore si concentra attorno ad alcune attività riconoscibili: la redazione di rapporti di valutazione o giustificazioni di stima, la sintesi di contratti di locazione e documenti legali, la risposta a domande di inquilini o acquirenti, la generazione di descrizioni di immobili e testi di marketing, e l'analisi di dati di mercato per decisioni di investimento. Alcune di queste applicazioni sono visibili e approvate. Altre sono nate perché un perito, un agente di locazione o un collaboratore del servizio clienti ha trovato uno strumento che faceva risparmiare tempo e ha continuato a utilizzarlo.
L'elenco IT delle applicazioni approvate descrive nella pratica raramente ciò che accade realmente. Un perito che utilizza uno strumento AI per redigere una bozza di rapporto di valutazione, un collaboratore che fa sintetizzare contratti da un servizio di chat gratuito: questo utilizzo nasce alla scrivania, non in un processo di acquisto. Schemi simili si presentano in altri settori con molto contatto con clienti o committenti, come descritto in come si presenta l'AI-governance nel settore degli installatori e in come si presenta l'AI-governance nel commercio all'ingrosso.
La governance inizia con la distinzione. Un'applicazione AI che ordina rapporti interni richiede un trattamento diverso da un'applicazione che presenta una cifra di valutazione a un cliente o che risponde automaticamente a un reclamo di un inquilino. Il livello di rischio dipende da chi utilizza il risultato, se una cifra o un consiglio viene presentato direttamente a una terza parte, e se vi è collegata una conseguenza finanziaria o giuridica. Uno strumento AI che si limita a elaborare materiale fotografico per un annuncio immobiliare si colloca in un punto diverso di quella scala rispetto a uno strumento che partecipa alla decisione su un valore di stima.
Questa classificazione non è un esercizio da svolgere una sola volta. Nuovi strumenti entrano non appena qualcuno li trova utili, e la valutazione del rischio di un'applicazione esistente può cambiare se l'utilizzo si sposta, ad esempio quando uno strumento nato come aiuto per bozze interne viene gradualmente utilizzato per comunicare direttamente con un inquilino.
Il nucleo del problema è raramente la mancanza di regole, ma la mancanza di visibilità. Chi vuole sapere cosa viene realmente utilizzato deve chiederlo alle persone che ci lavorano quotidianamente. Questo funziona solo se la domanda viene posta senza conseguenze punitive. Un perito che ammette di utilizzare uno strumento non approvato per rapporti in bozza non deve avere la sensazione di confessare così una violazione. Non appena si crea questa sensazione, l'utilizzo scompare dalla vista invece che dalla pratica, e il rischio continua a esistere immutato, solo invisibile. Come impostare in pratica questa modalità di interrogazione è descritto in come evitare che i collaboratori utilizzino uno strumento che nessuno conosce e in come evitare che i dati aziendali finiscano in una finestra di chat gratuita, due rischi che nel settore immobiliare spesso coincidono perché i dati contrattuali e le cifre di valutazione sono sensibili.
Le somiglianze con altri settori con molte parti esterne e flussi documentali, come descritto in come si presenta l'AI-governance nel settore delle costruzioni e nel settore sanitario in come si presenta l'AI-governance nella sanità, sono maggiori delle differenze: ovunque vale il principio che l'utilizzo si insedia prima ai margini dell'organizzazione, prima che qualcuno ne ottenga visibilità.
Un approccio di governance per il settore immobiliare mappa quali applicazioni AI esistono, chi le utilizza, quale livello di rischio è associato e quale supervisione è necessaria: chi controlla un risultato prima che influisca su una valutazione, una lettera a un inquilino o una consulenza di investimento. Questo si collega alle strutture di rischio esistenti all'interno dell'organizzazione, senza creare un regime AI separato accanto alla gestione del rischio esistente. Il contenuto normativo, con gli obblighi precisi applicabili a specifiche applicazioni, si trova altrove; qui si tratta del meccanismo con cui ottenete visibilità e rendete dimostrabile ciò che accade.
Una volta chiarito quali applicazioni AI operano nella vostra organizzazione immobiliare e quale livello di rischio è associato, segue un'altra domanda: quanta parte del lavoro che periti, amministratori e collaboratori del servizio clienti svolgono quotidianamente è in realtà adatta a essere affidata all'AI, e quale parte no. La werkscan di FTE TO AI calcola questo per singola attività, in modo che la governance non si fermi solo al rischio, ma renda visibile anche dove l'AI libera effettivamente capacità.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
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