Организация с няколко локации рядко има един процес на покупки, един IT-отдел и един начин на работа. Всяка локация е развила собствени навици, е избрала собствени доставчици и е прегърнала собствени инструменти, които на място са се оказали удобни. Централният IT-списък регистрира какво е лицензирано чрез централния процес на покупки. Какво е закупила самата локация, с кредитна карта или с местен договор, обикновено не е включено там.
Това не е непременно признак на лошо управление. Това е следствие от начина, по който функционират организациите с няколко локации: централно управление и местна автономия съществуват едновременно, а AI-инструментите са достатъчно достъпни, за да навлязат извън централната линия. Разширение за браузър, безплатен акаунт, инструмент, включен в абонамент на екип — нищо от това не преминава през отдела, който поддържа IT-списъка.
Степента, в която IT-списъкът се отклонява от практиката, зависи от няколко фактора, които се различават по локация: доколко централната политика на покупки реално се прилага, колко свобода имат екипите при избора на собствен софтуер, и от колко време локацията вече е част от организацията. Наскоро придобита локация често има съвсем различен набор от инструменти в сравнение с централния офис, и този набор от инструменти не изчезва автоматично при сливане.
Освен това роля играе и характерът на работата. Локация с много контакт с клиенти използва различни поддържащи инструменти от локация, която се занимава основно с производство или логистика. Общите AI-асистенти се появяват навсякъде, но специализираните инструменти — за текст, за анализ на данни, за планиране — се различават значително по функция и по локация.
Инвентаризация, която отразява правилно това разпределение, комбинира няколко източника, защото никой отделен източник не е сам по себе си пълен. Кои IT-сигнали са полезни при организация с няколко локации показва кои технически следи — мрежов трафик, логове на единно вписване (single sign-on), управление на устройства — разказват нещо различно за всяка локация и следователно трябва да се проверяват отделно, а не да се приемат централно.
Данните за покупки и лицензи представляват втори източник, и те също се различават по локация: някои локации отчитат софтуер чрез централни договори, други чрез местни центрове на разходи, които никога не достигат до централната администрация. Какво разкриват данните за покупки и лицензи при организация описва как тези данни, въпреки своята непълнота, все пак предлагат структура.
Третият източник е самият служител, и този източник е особено важен при няколко локации, защото местните навици често могат да се разкрият само чрез задаване на въпроси. Това работи само ако въпросът не носи заплаха от санкции — хора, които се страхуват от последствия, не назовават инструмента, който използват, за да работят по-бързо. Как да попитате служителите без заплаха от санкции при организация разглежда как се формулира този въпрос, за да се получи честен отговор.
Responsible AI Scan записва за всяко открито приложение ограничен набор от данни: за кой инструмент или услуга се отнася, в която локация или отдел се използва, кой управлява или е закупил приложението, и каква роля заема организацията в тази връзка. Този последен въпрос не е тривиален: една и съща организация може да е потребител при едно приложение, а при друго, самостоятелно разработено или силно адаптирано приложение, да попадне в ролята на доставчик. Вие сте доставчик или потребител обяснява защо тази роля се определя отделно за всяко приложение, и защо тя може да се различава по локация.
Какво не се записва, е оценка на локацията или на служителя, който използва инструмента. Целта на инвентаризацията е пълна картина, не списък от отклонения, приписвани на конкретен човек. Без това разделение не се получава пълна картина, защото никой не съдейства на инвентаризация, която може да се използва против него.
Инвентаризацията при няколко локации никога не е окончателна. Локациите се променят, инструментите се заменят, а роля, която днес е „потребител“, утре може да стане „доставчик“, щом инструмент бъде вътрешно адаптиран или доразработен. Кога се променя вашата роля описва какви промени дават повод за преразглеждане на класификацията. Как изграждате AI-инвентаризация описва изграждането като цяло: от първоначално проучване по локация до структура, която расте заедно с организацията, вместо да започва отначало всяка година.
Щом стане ясно кои AI-приложения се използват реално по локация, се появява следващ въпрос, който отива по-далеко от управлението: какво означават тези инструменти за задачите, които хората изпълняват ежедневно? Работният анализ (werkscan) на FTE TO AI изчислява за всяка задача какъв дял от работата е подходящ да бъде поет от AI, и с това предлага допълнителна картина заедно с инвентаризацията: не само какво работи, но и какво означава това за организацията на самата работа.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.