Egy több telephellyel működő szervezetnek ritkán van egyetlen beszerzési folyamata, egyetlen IT-osztálya és egyetlen munkamódja. Minden telephely saját szokásokat fejlesztett ki, saját beszállítókat választott, és saját eszközöket vett át, amelyek lokálisan praktikusnak bizonyultak. A központi IT-lista azt rögzíti, amit a központi beszerzési folyamaton keresztül licenceltek. Amit egy telephely maga szerzett be, hitelkártyával vagy egy lokális szerződéssel, az általában nem szerepel benne.
Ez nem feltétlenül a rossz irányítás jele. Ez annak a következménye, hogy a több telephellyel működő szervezetek hogyan funkcionálnak: a központi irányítás és a lokális autonómia egymás mellett létezik, és az AI-eszközök elég könnyen hozzáférhetők ahhoz, hogy a központi vonalon kívül kerüljenek be. Egy böngészőbővítmény, egy ingyenes fiók, egy eszköz, amely egy csapat előfizetésében szerepel — mindegyik elkerüli azt az osztályt, amely az IT-listát vezeti.
Az, hogy az IT-lista mennyire eltér a gyakorlattól, számos tényezőtől függ, amelyek telephelyenként különböznek: mennyire érvényesítik valójában a központi beszerzési politikát, mennyi szabadságuk van a csapatoknak a saját szoftver kiválasztásában, és mióta része egy telephely a szervezetnek. Egy nemrég felvásárolt telephelynek gyakran teljesen más eszközkészlete van, mint a székhelynek, és ez az eszközkészlet nem tűnik el automatikusan egy fúzió során.
Ezen kívül a munka jellege is szerepet játszik. Egy sok ügyfélkapcsolattal rendelkező telephely más támogató eszközöket használ, mint egy telephely, amely főként a termelést vagy a logisztikát végzi. Az általános AI-asszisztensek mindenhol felbukkannak, de a szakosított eszközök — szövegre, adatelemzésre, tervezésre — erősen különböznek funkciónként és telephelyenként.
Egy leltár, amely igazságot tesz ennek a szórásnak, több forrást kombinál, mert egyetlen forrás sem teljes önmagában. Mely IT-jelzések használhatók egy több telephellyel működő szervezetnél megmutatja, mely technikai nyomok — hálózati forgalom, single sign-on naplók, eszközkezelés — telephelyenként más-más dolgot mondanak, és így külön kell megvizsgálni őket, nem pedig központilag feltételezni.
A beszerzési és licencadatok egy második forrást jelentenek, és ezek is telephelyenként eltérnek: néhány telephely a szoftvert központi szerződéseken keresztül könyveli, mások lokális költséghelyeken, amelyek soha nem jutnak el a központi nyilvántartásba. Mit árulnak el a beszerzési és licencadatok egy szervezetnél leírja, hogyan biztosítanak ezek az adatok, hiányosságuk ellenére, mégis szerkezetet.
A harmadik forrás maga a munkatárs, és ez a forrás több telephely esetén különösen fontos, mert a lokális szokásokat gyakran csak megkérdezéssel lehet feltárni. Ez csak akkor működik, ha a kérdésben nincs elszámoltatás fenyegetése — a következményektől félő emberek nem nevezik meg azt az eszközt, amelyet a gyorsabb munkához használnak. Hogyan kérdezze meg a munkatársakat elszámoltatás nélkül egy szervezetnél foglalkozik azzal, hogyan tegyék fel ezt a kérdést úgy, hogy őszinte válasz érkezzen rá.
A Responsible AI Scan minden talált alkalmazásnál egy korlátozott adatkészletet rögzít: melyik eszközről vagy szolgáltatásról van szó, melyik telephelyen vagy osztályon használják, ki kezeli vagy szerezte be az alkalmazást, és milyen szerepet tölt be a szervezet ezzel kapcsolatban. Ez utóbbi kérdés nem triviális: ugyanaz a szervezet lehet felhasználó egy alkalmazásnál, és egy másik, saját fejlesztésű vagy erősen módosított alkalmazásnál a szolgáltató szerepébe kerülhet. Szolgáltató vagy felhasználó megmagyarázza, miért határozzák meg ezt a szerepet minden alkalmazásnál külön, és miért térhet ez el telephelyenként.
Amit nem rögzítenek, az egy ítélet a telephelyről vagy a munkatársról, aki az eszközt használja. A leltár célja egy teljes kép, nem egy lista az eltérésekről, amelyeket valakinek felrónak. Ez a szétválasztás nélkül nem jöhet létre teljes kép, mert senki nem működik együtt egy olyan leltárban, amelyet ellene lehet felhasználni.
Egy leltár több telephely esetén soha nem végleges. A telephelyek változnak, az eszközöket lecserélik, és egy szerep, amely ma "felhasználó", holnap "szolgáltatóvá" válhat, amint egy eszközt belsőleg módosítanak vagy továbbfejlesztenek. Mikor változik a szerepe leírja, mely változások adnak okot a besorolás újbóli felülvizsgálatára. Hogyan épít fel egy AI-leltárt leírja a felépítést egészében: az első feltárástól telephelyenként egy olyan szerkezetig, amely a szervezettel együtt növekszik, helyette hogy minden évben újra kezdenék.
Amint kiderül, mely AI-alkalmazásokat használják valójában telephelyenként, egy olyan következő kérdés merül fel, amely túllép a governance-en: mit jelentenek ezek az eszközök azokra a feladatokra, amelyeket az emberek naponta elvégeznek? Az FTE TO AI munkascanje feladatonként kiszámítja, hogy a munka mely része alkalmas arra, hogy AI vegye át, és így egy kiegészítő képet ad a leltár mellett: nem csak azt, mi működik, hanem azt is, mit jelent ez a munka szervezésére nézve.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.