En organisation med flera verksamhetsställen har sällan en enda inköpsprocess, en enda IT-avdelning och ett enda sätt att arbeta. Varje verksamhetsställe har utvecklat egna rutiner, valt egna leverantörer och anammat egna verktyg som lokalt visat sig praktiska. Den centrala IT-listan registrerar vad som licensierats via den centrala inköpsprocessen. Vad ett verksamhetsställe självt har anskaffat, med ett kreditkort eller ett lokalt avtal, står där oftast inte med.
Detta är inte nödvändigtvis ett tecken på dålig förvaltning. Det är en följd av hur organisationer med flera platser fungerar: central styrning och lokal autonomi existerar sida vid sida, och AI-verktyg är tillgängliga nog för att komma in utanför den centrala linjen. En webbläsartillägg, ett gratis konto, ett verktyg som ingår i ett teamabonnemang — inget av det går via avdelningen som underhåller IT-listan.
I vilken grad IT-listan avviker från praktiken beror på flera faktorer som skiljer sig per verksamhetsställe: hur strikt inköpspolicyn faktiskt tillämpas, hur mycket frihet team har att välja egen mjukvara, och hur länge ett verksamhetsställe har varit del av organisationen. Ett nyligen förvärvat verksamhetsställe har ofta en helt annan verktygsuppsättning än huvudkontoret, och den verktygsuppsättningen försvinner inte automatiskt vid en fusion.
Därtill spelar arbetets karaktär en roll. Ett verksamhetsställe med mycket kundkontakt använder andra stödverktyg än ett verksamhetsställe som huvudsakligen sköter produktion eller logistik. Generiska AI-assistenter dyker upp överallt, men specialiserade verktyg — för text, för dataanalys, för planering — skiljer sig starkt per funktion och plats.
En inventering som gör rättvisa åt denna spridning kombinerar flera källor, eftersom ingen enskild källa i sig är komplett. Vilka IT-signaler som är användbara hos en organisation med flera verksamhetsställen visar vilka tekniska spår — nätverkstrafik, single sign-on-loggar, enhetshantering — som per verksamhetsställe berättar något annat och därför måste hämtas separat i stället för att antas centralt.
Inköps- och licensdata utgör en andra källa, och även dessa varierar per verksamhetsställe: vissa verksamhetsställen bokför mjukvara via centrala avtal, andra via lokala kostnadsställen som aldrig hamnar i den centrala administrationen. Vad inköps- och licensdata avslöjar hos en organisation beskriver hur dessa uppgifter, trots sin ofullständighet, ändå erbjuder struktur.
Den tredje källan är medarbetaren själv, och den källan är vid flera verksamhetsställen extra viktig eftersom lokala rutiner ofta bara kan spåras genom att fråga. Det fungerar bara om det inte finns något hot om konsekvenser i frågan — människor som är rädda för följder nämner inte det verktyg de använder för att arbeta snabbare. Hur ni frågar medarbetarna utan risk för konsekvenser hos en organisation går in på hur den frågan ställs så att ett ärligt svar kan ges.
Responsible AI Scan registrerar per funnen tillämpning en begränsad uppsättning uppgifter: vilket verktyg eller vilken tjänst det gäller, på vilket verksamhetsställe eller avdelning den används, vem som förvaltar eller anskaffade tillämpningen, samt vilken roll organisationen intar i sammanhanget. Den sista frågan är inte trivial: samma organisation kan vid en tillämpning vara användare och vid en annan, självutvecklad eller starkt anpassad tillämpning, hamna i rollen som leverantör. Är ni leverantör eller användare förklarar varför den rollen fastställs separat per tillämpning, och varför det kan skilja sig per verksamhetsställe.
Vad som inte registreras är ett omdöme om verksamhetsstället eller medarbetaren som använder verktyget. Syftet med inventeringen är en komplett bild, inte en lista över avvikelser som tillskrivs någon. Utan den åtskillnaden uppstår ingen komplett bild, eftersom ingen medverkar till en inventering som kan användas mot honom eller henne.
En inventering vid flera verksamhetsställen är aldrig slutgiltig. Verksamhetsställen förändras, verktyg byts ut, och en roll som idag är "användare" kan i morgon bli "leverantör" så snart ett verktyg anpassas eller vidareutvecklas internt. När ändras er roll beskriver vilka förändringar som ger anledning att på nytt granska klassificeringen. Hur ni bygger upp en AI-inventering beskriver uppbyggnaden som helhet: från första utforskning per verksamhetsställe till en struktur som växer med organisationen i stället för att börja om varje år.
Så snart det är klart vilka AI-tillämpningar som per verksamhetsställe faktiskt är i bruk, uppstår en följdfråga som går längre än governance: vad betyder dessa verktyg för de uppgifter som människor utför dagligen? Arbetsanalysen från FTE TO AI beräknar per uppgift vilken del av arbetet som kan komma att övertas av AI, och erbjuder därmed en kompletterande bild vid sidan av inventeringen: inte bara vad som körs, utan även vad det innebär för utformningen av arbetet självt.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.