Un'organizzazione con più sedi raramente dispone di un unico processo di acquisto, un unico reparto IT e un unico modo di lavorare. Ogni sede ha sviluppato le proprie abitudini, scelto i propri fornitori e adottato i propri strumenti che localmente si sono rivelati utili. L'elenco IT centrale registra ciò che è stato concesso in licenza tramite il processo di acquisto centrale. Ciò che una sede ha acquistato autonomamente, con una carta di credito o un contratto locale, di norma non vi figura.
Questo non è necessariamente un segno di cattiva gestione. È una conseguenza del modo in cui funzionano le organizzazioni con più sedi: la direzione centrale e l'autonomia locale coesistono, e gli strumenti di AI sono sufficientemente accessibili da entrare in uso al di fuori della linea centrale. Un'estensione del browser, un account gratuito, uno strumento incluso in un abbonamento di team — nulla di tutto ciò passa attraverso il reparto che tiene l'elenco IT.
La misura in cui l'elenco IT si discosta dalla pratica dipende da una serie di fattori che variano da sede a sede: quanto effettivamente viene applicata centralmente la politica di acquisto, quanta libertà hanno i team nella scelta del proprio software e da quanto tempo una sede fa parte dell'organizzazione. Una sede acquisita di recente ha spesso un set di strumenti molto diverso da quello della sede centrale, e tale set di strumenti non scompare automaticamente in seguito a una fusione.
Inoltre, conta anche la natura del lavoro. Una sede con molto contatto con la clientela utilizza strumenti di supporto diversi da una sede che si occupa principalmente di produzione o logistica. Gli assistenti AI generici emergono ovunque, ma gli strumenti specializzati — per il testo, per l'analisi dei dati, per la pianificazione — variano notevolmente in base alla funzione e alla sede.
Un inventario che rende giustizia a questa dispersione combina più fonti, perché nessuna fonte da sola è completa. Quali segnali IT sono utilizzabili in un'organizzazione con più sedi mostra quali tracce tecniche — traffico di rete, log di single sign-on, gestione dei dispositivi — raccontano qualcosa di diverso per ogni sede e devono quindi essere consultate separatamente invece di essere assunte centralmente.
I dati di acquisto e di licenza costituiscono una seconda fonte, e anch'essi variano da sede a sede: alcune sedi registrano il software tramite contratti centrali, altre tramite centri di costo locali che non arrivano mai all'amministrazione centrale. Cosa rivelano i dati di acquisto e licenza in un'organizzazione descrive come questi dati, nonostante la loro incompletezza, offrano comunque una struttura.
La terza fonte è il collaboratore stesso, e tale fonte è particolarmente importante quando ci sono più sedi, perché le abitudini locali spesso si possono scoprire solo facendo domande. Ciò funziona solo se nella domanda non è presente alcuna minaccia di sanzione — le persone che temono conseguenze non menzionano lo strumento che usano per lavorare più velocemente. Come porre la domanda ai collaboratori senza sanzioni in un'organizzazione approfondisce come formulare questa domanda in modo da ottenere una risposta sincera.
La Responsible AI Scan registra, per ogni applicazione trovata, un insieme limitato di dati: quale strumento o servizio si tratta, in quale sede o reparto viene utilizzato, chi gestisce o ha acquistato l'applicazione, e quale ruolo assume l'organizzazione al riguardo. Quest'ultima domanda non è banale: la stessa organizzazione può essere utente per un'applicazione e, per un'altra applicazione sviluppata internamente o fortemente personalizzata, ricadere nel ruolo di fornitore. Siete fornitore o utente spiega perché questo ruolo viene determinato separatamente per ogni applicazione, e perché può differire per sede.
Ciò che non viene registrato è un giudizio sulla sede o sul collaboratore che utilizza lo strumento. Lo scopo dell'inventario è un quadro completo, non un elenco di deviazioni attribuite a qualcuno. Senza questa separazione non si ottiene un quadro completo, perché nessuno collabora a un inventario che può essere usato contro di lui.
Un inventario in presenza di più sedi non è mai definitivo. Le sedi cambiano, gli strumenti vengono sostituiti, e un ruolo che oggi è "utente" può diventare domani "fornitore" non appena uno strumento viene modificato o sviluppato internamente. Quando cambia il vostro ruolo descrive quali cambiamenti giustificano un riesame della classificazione. Come costruire un inventario AI descrive la costruzione nel suo insieme: dalla prima esplorazione per sede a una struttura che cresce con l'organizzazione invece di ripartire da zero ogni anno.
Una volta chiaro quali applicazioni di AI sono effettivamente in uso in ciascuna sede, emerge una domanda successiva che va oltre la governance: cosa significano questi strumenti per le attività che le persone svolgono quotidianamente? La scansione del lavoro di FTE TO AI calcola, per ogni attività, quale parte del lavoro è idonea a essere svolta dall'AI, offrendo così un quadro complementare all'inventario: non solo cosa è in funzione, ma anche cosa questo significa per l'organizzazione del lavoro stesso.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
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