Eine Organisation mit mehreren Standorten hat selten einen einheitlichen Einkaufsprozess, eine IT-Abteilung und eine Arbeitsweise. Jeder Standort hat eigene Gewohnheiten entwickelt, eigene Lieferanten gewählt und eigene Tools übernommen, die sich lokal als praktisch erwiesen. Die zentrale IT-Liste erfasst, was über den zentralen Einkaufsprozess lizenziert wurde. Was ein Standort selbst angeschafft hat, mit einer Kreditkarte oder einem lokalen Vertrag, steht dort meist nicht drin.
Das ist nicht unbedingt ein Zeichen für schlechte Verwaltung. Es ist eine Folge davon, wie Organisationen mit mehreren Standorten funktionieren: zentrale Steuerung und lokale Autonomie bestehen nebeneinander, und KI-Tools sind niedrigschwellig genug, um außerhalb der zentralen Linie hereinzukommen. Eine Browsererweiterung, ein kostenloses Konto, ein Tool, das in einem Teamabonnement enthalten ist — nichts davon läuft über die Abteilung, die die IT-Liste pflegt.
Das Ausmaß, in dem die IT-Liste von der Praxis abweicht, hängt von mehreren Faktoren ab, die sich pro Standort unterscheiden: wie zentral die Einkaufsrichtlinie tatsächlich durchgesetzt wird, wie viel Freiheit Teams bei der Wahl eigener Software haben, und wie lange ein Standort schon Teil der Organisation ist. Ein kürzlich übernommener Standort hat oft einen ganz anderen Werkzeugbestand als die Hauptniederlassung, und dieser Bestand verschwindet nicht automatisch bei einer Fusion.
Daneben spielt die Art der Arbeit eine Rolle. Ein Standort mit viel Kundenkontakt nutzt andere unterstützende Tools als ein Standort, der vor allem Produktion oder Logistik betreibt. Generische KI-Assistenten tauchen überall auf, aber spezialisierte Tools — für Text, für Datenanalyse, für Planung — unterscheiden sich stark je nach Funktion und Standort.
Eine Bestandsaufnahme, die dieser Verteilung gerecht wird, kombiniert mehrere Quellen, da keine einzelne Quelle für sich genommen vollständig ist. Welche IT-Signale bei einer Organisation mit mehreren Standorten brauchbar sind zeigt, welche technischen Spuren — Netzwerkverkehr, Single-Sign-On-Protokolle, Gerätemanagement — pro Standort etwas anderes verraten und daher separat abgefragt werden müssen, anstatt zentral angenommen zu werden.
Einkaufs- und Lizenzdaten bilden eine zweite Quelle, und auch diese unterscheiden sich pro Standort: Manche Standorte buchen Software über zentrale Verträge, andere über lokale Kostenstellen, die nie in der zentralen Verwaltung ankommen. Was Einkaufs- und Lizenzdaten bei einer Organisation verraten beschreibt, wie diese Daten trotz ihrer Unvollständigkeit doch Struktur bieten.
Die dritte Quelle ist der Mitarbeiter selbst, und diese Quelle ist bei mehreren Standorten besonders wichtig, weil lokale Gewohnheiten sich oft nur durch Nachfragen aufdecken lassen. Das funktioniert nur, wenn keine Androhung von Konsequenzen in der Frage steckt — Menschen, die Konsequenzen fürchten, nennen das Tool nicht, das sie nutzen, um schneller zu arbeiten. Wie Sie es Mitarbeitern fragen, ohne Konsequenzen bei einer Organisation geht darauf ein, wie diese Frage gestellt wird, damit eine ehrliche Antwort darauf kommt.
Der Responsible AI Scan erfasst pro gefundener Anwendung einen begrenzten Satz von Daten: um welches Tool oder welchen Dienst es sich handelt, an welchem Standort oder in welcher Abteilung er genutzt wird, wer die Anwendung verwaltet oder angeschafft hat, und welche Rolle die Organisation dabei einnimmt. Diese letzte Frage ist nicht trivial: Dieselbe Organisation kann bei der einen Anwendung Nutzer sein und bei einer anderen, selbst entwickelten oder stark angepassten Anwendung, in die Rolle des Anbieters geraten. Sind Sie Anbieter oder Nutzer erklärt, warum diese Rolle pro Anwendung separat bestimmt wird, und warum sich das pro Standort unterscheiden kann.
Was nicht festgehalten wird, ist ein Urteil über den Standort oder den Mitarbeiter, der das Tool nutzt. Das Ziel der Bestandsaufnahme ist ein vollständiges Bild, nicht eine Liste von Abweichungen, die jemandem zugerechnet werden. Ohne diese Trennung entsteht kein vollständiges Bild, weil niemand an einer Bestandsaufnahme mitwirkt, die gegen ihn verwendet werden kann.
Eine Bestandsaufnahme bei mehreren Standorten ist nie endgültig. Standorte verändern sich, Tools werden ersetzt, und eine Rolle, die heute „Nutzer” ist, kann morgen „Anbieter” werden, sobald ein Tool intern angepasst oder weiterentwickelt wird. Wann sich Ihre Rolle ändert beschreibt, welche Veränderungen Anlass geben, die Klassifizierung erneut zu überprüfen. Wie Sie eine KI-Bestandsaufnahme aufbauen beschreibt den Aufbau als Ganzes: von der ersten Erkundung pro Standort bis zu einer Struktur, die mit der Organisation mitwächst, anstatt jedes Jahr neu anzufangen.
Sobald klar ist, welche KI-Anwendungen pro Standort tatsächlich im Einsatz sind, entsteht eine Folgefrage, die über Governance hinausgeht: Was bedeuten diese Tools für die Aufgaben, die Menschen täglich ausführen? Der Werkscan von FTE TO AI berechnet pro Aufgabe, welcher Teil der Arbeit dafür in Frage kommt, von KI übernommen zu werden, und bietet damit ein ergänzendes Bild neben der Bestandsaufnahme: nicht nur, was läuft, sondern auch, was das für die Gestaltung der Arbeit selbst bedeutet.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.