Organizacja z wieloma lokalizacjami rzadko ma jeden proces zakupowy, jeden dział IT i jeden sposób pracy. Każda placówka wykształciła własne zwyczaje, wybrała własnych dostawców i przyjęła własne narzędzia, które lokalnie okazały się praktyczne. Centralna lista IT rejestruje to, co zostało licencjonowane poprzez centralny proces zakupowy. To, co placówka zakupiła samodzielnie, kartą kredytową lub na podstawie lokalnej umowy, przeważnie się w niej nie znajduje.
Nie jest to koniecznie oznaka słabego zarządzania. Jest to skutek tego, jak funkcjonują organizacje z wieloma lokalizacjami: centralne kierowanie i lokalna autonomia istnieją równolegle, a narzędzia AI są na tyle łatwo dostępne, że mogą trafić do organizacji poza centralną linią. Rozszerzenie przeglądarki, darmowe konto, narzędzie zawarte w abonamencie zespołowym — nic z tego nie przechodzi przez dział, który prowadzi listę IT.
Stopień, w jakim lista IT odbiega od praktyki, zależy od kilku czynników, które różnią się między placówkami: na ile centralna polityka zakupowa jest faktycznie stosowana, jaką swobodę mają zespoły w wyborze własnego oprogramowania oraz jak długo placówka jest już częścią organizacji. Niedawno przejęta placówka często ma zupełnie inny zestaw narzędzi niż siedziba główna, a ten zestaw narzędzi nie zanika automatycznie przy fuzji.
Oprócz tego znaczenie ma charakter pracy. Placówka z dużym kontaktem z klientem korzysta z innych narzędzi wspomagających niż placówka zajmująca się głównie produkcją lub logistyką. Ogólne asystenty AI pojawiają się wszędzie, ale wyspecjalizowane narzędzia — do tekstu, do analizy danych, do planowania — różnią się znacznie w zależności od funkcji i lokalizacji.
Inwentaryzacja, która oddaje sprawiedliwość temu rozproszeniu, łączy wiele źródeł, ponieważ żadne źródło samo w sobie nie jest kompletne. Jakie sygnały IT są przydatne w organizacji z wieloma lokalizacjami pokazuje, jakie techniczne śledy — ruch sieciowy, logi single sign-on, zarządzanie urządzeniami — mówią coś innego w zależności od placówki i dlatego muszą być sprawdzane osobno, a nie przyjmowane centralnie.
Dane zakupowe i licencyjne stanowią drugie źródło, które również różni się między placówkami: niektóre placówki księgują oprogramowanie poprzez centralne umowy, inne poprzez lokalne centra kosztów, które nigdy nie trafiają do centralnej administracji. Co ujawniają dane zakupowe i licencyjne w organizacji opisuje, jak te dane, mimo swojej niekompletności, dają jednak strukturę.
Trzecim źródłem jest sam pracownik, a to źródło jest przy wielu lokalizacjach szczególnie ważne, ponieważ lokalne zwyczaje często można poznać jedynie poprzez zadawanie pytań. Działa to tylko wtedy, gdy w pytaniu nie kryje się groźba konsekwencji — ludzie, którzy obawiają się skutków, nie wymienią narzędzia, którego używają, by pracować szybciej. Jak zadać to pytanie pracownikom bez obawy konsekwencji w organizacji opisuje, jak formułować to pytanie, aby uzyskać na niego szczerą odpowiedź.
Responsible AI Scan odnotowuje dla każdego znalezionego zastosowania ograniczony zestaw danych: o które narzędzie lub usługę chodzi, w której placówce lub dziale jest ono używane, kto zarządza tym zastosowaniem lub je zakupił, oraz jaką rolę organizacja przy tym odgrywa. To ostatnie pytanie nie jest trywialne: ta sama organizacja może w przypadku jednego zastosowania być użytkownikiem, a w przypadku innego, samodzielnie opracowanego lub silnie dostosowanego zastosowania, znaleźć się w roli dostawcy. Czy są Państwo dostawcą czy użytkownikiem wyjaśnia, dlaczego ta rola jest określana odrębnie dla każdego zastosowania i dlaczego może się różnić w zależności od placówki.
Co nie jest odnotowywane, to ocena placówki lub pracownika korzystającego z narzędzia. Celem inwentaryzacji jest pełny obraz, a nie lista odstępstw przypisywanych komuś. Bez takiego rozdzielenia nie powstanie pełny obraz, ponieważ nikt nie będzie współpracował przy inwentaryzacji, która może zostać użyta przeciwko niemu.
Inwentaryzacja przy wielu lokalizacjach nigdy nie jest ostateczna. Placówki się zmieniają, narzędzia są zamieniane, a rola, która dzisiaj jest „użytkownikiem”, może jutro stać się „dostawcą”, gdy narzędzie zostanie wewnętrznie dostosowane lub dalej rozwinięte. Kiedy zmienia się Państwa rola opisuje, jakie zmiany dają powód do ponownego przyjrzenia się klasyfikacji. Jak zbudować inwentaryzację AI opisuje ten proces jako całość: od pierwszego rozpoznania w każdej placówce do struktury, która rozwija się wraz z organizacją, zamiast zaczynać od nowa każdego roku.
Gdy już wiadomo, jakie zastosowania AI są faktycznie w użyciu w każdej placówce, powstaje pytanie wykraczające poza governance: co te narzędzia znaczą dla zadań, które ludzie wykonują codziennie? Skan pracy FTE TO AI wylicza dla każdego zadania, jaka część pracy kwalifikuje się do przejęcia przez AI, dając w ten sposób dodatkowy obraz uzupełniający inwentaryzację: nie tylko to, co jest używane, ale także co to znaczy dla organizacji samej pracy.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.