Een organisatie met meerdere vestigingen heeft zelden één inkoopproces, één IT-afdeling en één manier van werken. Elke vestiging heeft eigen gewoontes ontwikkeld, eigen leveranciers gekozen en eigen tools omarmd die lokaal handig bleken. De centrale IT-lijst registreert wat via het centrale inkoopproces is gelicentieerd. Wat een vestiging zelf heeft aangeschaft, met een creditcard of een lokaal contract, staat daar meestal niet in.
Dit is niet per se een teken van slecht beheer. Het is een gevolg van hoe organisaties met meerdere locaties functioneren: centrale sturing en lokale autonomie bestaan naast elkaar, en AI-tools zijn laagdrempelig genoeg om buiten de centrale lijn om binnen te komen. Een browserextensie, een gratis account, een tool die in een teamabonnement zit — niets daarvan loopt via de afdeling die de IT-lijst bijhoudt.
De mate waarin de IT-lijst afwijkt van de praktijk hangt af van een aantal factoren die per vestiging verschillen: hoe centraal het inkoopbeleid daadwerkelijk wordt gehandhaafd, hoeveel vrijheid teams hebben in het kiezen van eigen software, en hoe lang een vestiging al onderdeel is van de organisatie. Een recent overgenomen vestiging heeft vaak een heel andere toolset dan het hoofdkantoor, en die toolset verdwijnt niet automatisch bij een fusie.
Daarnaast speelt de aard van het werk een rol. Een vestiging met veel klantcontact gebruikt andere ondersteunende tools dan een vestiging die vooral productie of logistiek verzorgt. Generieke AI-assistenten duiken overal op, maar gespecialiseerde tools — voor tekst, voor data-analyse, voor planning — verschillen sterk per functie en per locatie.
Een inventaris die recht doet aan deze spreiding combineert meerdere bronnen, omdat geen enkele bron op zichzelf compleet is. Welke IT-signalen bruikbaar zijn bij een organisatie met meerdere vestigingen laat zien welke technische sporen — netwerkverkeer, single sign-on-logs, apparaatbeheer — per vestiging iets anders vertellen en dus apart moeten worden geraadpleegd in plaats van centraal aangenomen.
Inkoop- en licentiegegevens vormen een tweede bron, en ook die lopen per vestiging uiteen: sommige vestigingen boeken software via centrale contracten, andere via lokale kostenplaatsen die nooit bij de centrale administratie terechtkomen. Wat inkoop- en licentiegegevens verraden bij een organisatie beschrijft hoe deze gegevens, ondanks hun onvolledigheid, toch structuur bieden.
De derde bron is de medewerker zelf, en die bron is bij meerdere vestigingen extra belangrijk omdat lokale gewoontes zich vaak alleen laten achterhalen door te vragen. Dat werkt alleen als er geen dreiging van afrekening in de vraag zit — mensen die bang zijn voor gevolgen noemen de tool niet die ze gebruiken om sneller te werken. Hoe u het aan medewerkers vraagt zonder afrekening bij een organisatie gaat in op hoe die vraag wordt gesteld zodat er een eerlijk antwoord op komt.
De Responsible AI Scan legt per gevonden toepassing een beperkte set gegevens vast: welke tool of dienst het betreft, op welke vestiging of afdeling deze wordt gebruikt, wie de toepassing beheert of aanschafte, en welke rol de organisatie daarbij inneemt. Die laatste vraag is niet triviaal: dezelfde organisatie kan bij de ene toepassing gebruiker zijn en bij een andere, zelf ontwikkelde of sterk aangepaste toepassing, in de rol van aanbieder terechtkomen. Bent u aanbieder of gebruiker legt uit waarom die rol per toepassing apart wordt bepaald, en waarom dat per vestiging kan verschillen.
Wat niet wordt vastgelegd, is een oordeel over de vestiging of de medewerker die de tool gebruikt. Het doel van de inventarisatie is een compleet beeld, niet een lijst van afwijkingen die aan iemand worden toegerekend. Zonder die scheiding komt er geen compleet beeld, omdat niemand meewerkt aan een inventarisatie die tegen hem gebruikt kan worden.
Een inventaris bij meerdere vestigingen is nooit definitief. Vestigingen veranderen, tools worden vervangen, en een rol die vandaag "gebruiker" is, kan morgen "aanbieder" worden zodra een tool intern wordt aangepast of doorontwikkeld. Wanneer verandert uw rol beschrijft welke veranderingen aanleiding geven om de classificatie opnieuw te bekijken. Hoe u een AI-inventaris opbouwt beschrijft de opbouw als geheel: van eerste verkenning per vestiging tot een structuur die met de organisatie meegroeit in plaats van elk jaar opnieuw te beginnen.
Zodra duidelijk is welke AI-toepassingen er per vestiging daadwerkelijk in gebruik zijn, ontstaat een vervolgvraag die verder gaat dan governance: wat betekenen deze tools voor de taken die mensen dagelijks uitvoeren? De werkscan van FTE TO AI rekent per taak uit welk deel van het werk in aanmerking komt om door AI te worden overgenomen, en biedt daarmee een aanvullend beeld naast de inventaris: niet alleen wat er draait, maar ook wat dat betekent voor de inrichting van het werk zelf.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Antwoorden komen uit de kennisbank van deze site. Geen advies op maat, en geen scan van uw bedrijf.